Certaines
associations, les plus riches d'entre elles, décident
de faire réaliser leur site (création ou refonte)
par une agence spécialisée en conception et réalisation
de sites Web. Cette collaboration peut s'avérer plus
ou moins efficace... Pour mettre toutes les chances de son côté,
" un prestataire, mode d'emploi " est indispensable.
Manque
de temps, manque de capacités techniques, désir
de n'avoir affaire qu'à un seul partenaire, souci d'un
résultat de qualité professionnelle, capacité
financière... Autant de raisons de faire appel à
un prestataire pour réaliser son site Web. Certaines
de ces raisons sont mauvaises, d'autres sont bonnes : comment
faire pour que cette collaboration soit la plus efficace possible
?
Soyons francs : les concepteurs/réalisateurs de sites
Web ne sont pas tous des gens sérieux, ni honnêtes.
Beaucoup ne prennent pas la peine d'imaginer un site Web adapté
à votre association, à votre lectorat, à
vos besoins. Or, vous avez à la fois la volonté
de réaliser un site spécifique à votre
association, et celle de partager les caractéristiques
propres à une communauté Web associative et non
marchande. Autrement dit, vous ne vendez pas des yaourts, et
votre association est unique. Pour que vos lecteurs vous comprennent,
il est fondamental que vous-même vous reconnaissiez pleinement
dans votre site Web. Exprimez clairement et vigoureusement ce
désir, et vérifiez, lors des premières
réunions et avant de signer un devis, que l'agence a
besoin de vous pour développer votre site : et pas seulement
d'une plaquette de présentation de l'association, de
votre texte fondateur, ou des derniers numéros de votre
revue. Si vous avez l'impression que votre prestataire ne saisit
pas l'importance des réunions de réflexion en
commun, ou la minimise pour vous rassurer et vous épargner
du temps de réflexion, changez-en.
Pourquoi ne pas faire appel à un prestataire
L'une des plus mauvaises raisons pour faire appel à un
prestataire extérieur, est bien de penser qu'on va gagner
du temps et/ou préserver des neurones. Avec un prestataire,
vous ne ferez pas l'économie de la réflexion,
vous n'irez donc pas forcément plus vite (prévoyez
plusieurs mois) même si personne de votre équipe
ne sera mobilisé à plein temps sur le projet et
vous n'obtiendrez pas automatiquement un produit de qualité
à moins d'y mettre du vôtre. Par ailleurs, les
solutions techniques vous aideront à concrétiser
vos projets, elles ne les remplaceront pas. Quant au dynamisme
de votre site, il sera fonction du soin que vous mettrez à
choisir les informations et à proposer rubriques et services.
C'est aussi l'occasion de lancer le projet en interne, de définir
qui assurera le suivi de la genèse du site (une équipe
ou un chef de projet), pour pouvoir valider plus tard les différentes
étapes de la conception et de la réalisation sur
une base commune. (Voir fiche " Préparer
l'arrivée d'Internet ").
Pour le choix de l'agence, d'abord, fonctionnez par le bouche
à oreille ; si l'on vous conseille un prestataire, allez
visiter son site et surtout les sites réalisés
pour ses clients. Notez ce qui vous plaît et ce qui vous
déplaît, voyez s'il a déjà travaillé
pour des associations, jugez de son aptitude à varier
les types de sites pour les adapter aux clients. Et accueillez
avec plaisir celle(s) qui prennent un premier contact, après
réception de votre demande et avant l'envoi du devis,
pour engager le dialogue et se faire préciser certains
points du cahier des charges.
Que va-t-il faire ?
Vous allez faire appel à un prestataire pour deux types
de réalisation : la plus complète comprend la
conception et la réalisation du site, la seconde n'envisage
que la seule réalisation, pour le cas où vous
auriez décidé de prendre en charge la conception
du site en interne. Une bonne agence possède deux qualités
essentielles : tout d'abord, elle est très efficace en
ce qui concerne la réalisation. Si vous n'avez pas, en
interne, de compétence pour la création de HTML
ou l'organisation des fichiers, et si vous prévoyez un
site de plus de 50 pages ou des techniques un peu spéciales
(formulaires en ligne, CGI, bases de données, javascrits),
ne misez pas sur un(e) collègue, même dégourdi(e),
et déléguez la réalisation de votre site
à un prestataire spécialisé. Si vous n'avez
pas beaucoup de sous, mais quelques compétences en interne
et du temps, vous pouvez demander à un prestataire qu'il
ne vous réalise que l'habillage graphique, la page d'accueil
et un gabarit de page interne, avec le principe de navigation
: charge à vous, alors, de réaliser le site.
L'autre avantage à travailler avec un prestataire est
que, s'il est intelligent et sait écouter son client,
vous bénéficiez d'un regard neuf, extérieur,
pour enrichir votre proposition. Votre interlocuteur a, normalement,
l'habitude de tirer au mieux parti du média Web : sachez
lui présenter vos exigences, mais prenez aussi le temps
d'écouter ses propositions et ses arguments.
Une dernière mise en garde : si vous faites appel à
un prestataire parce que "vous n'y connaissez rien en technique",
faites attention de ne pas accepter, de sa part, de solution
technique complexe, qu'il est le seul à vraiment comprendre
et à maîtriser, et qui vous enchaînent à
lui pour des siècles. Il peut avoir de bonnes idées
pour réaliser l'une de vos exigences en matière
d'interactivité ou de mise à jour, par exemple.
Mais il doit être capable de vous en convaincre, et vous
devez être en mesure, grâce à ses explications,
de comprendre ses motifs et ses méthodes, et de les approuver.
Si son discours vous semble incompréhensible, méfiez-vous.
Souvenez-vous que le HTML est un langage simple et que vous
devez être en mesure de faire vivre votre site seul, ou
de changer de partenaire : vous devez être propriétaire
des développements techniques et les maîtriser.
Le cahier des charges
Le plus important est le cahier des charges que vous allez rédiger.
C'est votre référence lorsque vous jugerez de
la qualité des premiers prototypes et du résultat
final ; c'est le repère de l'agence pour travailler et
mesurer la validité de ses propositions. Il comprend
aussi bien les informations concernant le contenu du site que
celles définissant son cadre de réalisation et
de mise à jour. C'est la première occasion pour
réfléchir en équipe dans votre association.
Ses composantes appartiennent à deux catégories
: les informations précisant le contenu du site, d'une
part, et celles définissant son cadre de réalisation
et de mise à jour, d'autre part.
Dans la première catégorie, on trouve :
- Présentation de l'association (histoire, buts, principes
fondamentaux, fonctionnement, budget...) ;
- Formes de communication pratiquées, image de l'association
et publics atteints ;
- Pour enrichir la communication existante : quels manques ont
été diagnostiqués ? ;
- Quelle image de l'association le site doit-il donner ? ;
- Objectifs généraux : logique de communication
(site-vitrine) ou d'information (site-service) ? ;
- Analyse des publics visés et de leurs demandes (objectifs
par public) ;
- Quels services rendra le site ? ;
- Quel rythme de mise à jour ? ;
- Comment mesurera-t-on son succès ? ;
- Y a-t-il une date impérative de mise en service ? ;
- Pistes d'évolution du site, à moyen et long
terme ;
- Ce que le site ne DOIT PAS être. Vous pouvez peut-être,
à cette occasion, surfer sur le Web en compagnie de l'agence
: montrez-leur des sites qui vous plaisent et d'autres qui vous
exaspèrent, tout en expliquant pourquoi. L'exercice est
particulièrement intéressant si vous visitez d'autres
sites associatifs, et plus encore s'ils sont proches de votre
thème.
Le cadre de réalisation et de mise à jour précise
:
- Les impératifs techniques (d'après l'analyse
de l'équipement informatique du public visé).
Ne vous faites pas vendre, sous couvert de professionnalisme,
des gadgets visibles uniquement par 10 % de la population connectée,
quand vous recherchez un public international ou plus particulièrement
des Africains... Mais ne demandez pas non plus l'impossible,
surtout dans des délais trop serrés.
- Le cadre de fonctionnement interne propre à
votre association. Il est très important que vous précisiez
dès le début que vous désirez mettre le
site à jour vous-même, et définissiez le
cadre de la mise à jour (parc machine, logiciels, niveau
informatique du personnel, temps à y consacrer, format
des textes originaux à mettre sur le site Web
).
Certains prestataires vous proposeront d'assurer eux-mêmes
la mise à jour, moyennant finances : pour eux, il peut
s'agir, après le paiement de la facture initiale, de
s'assurer un revenu mensuel fixe supplémentaire. Au-delà
de la surcharge financière que cela vous occasionnera,
l'idée est mauvaise car elle crée une relation
plus floue entre l'association et son site, elle vous éloigne
de la gestion de votre information en la déléguant.
Planning et détail des opérations
Nommez un seul correspondant à l'intérieur de
votre association, même si vous décidez de discuter
du projet en équipe : ce correspondant aura autorité
pour prendre ou relayer les décisions vers le prestataire,
et saura assurer les échanges mutuels (livraison des
documents, précisions sur les mécanismes de fonctionnement...).
Le planning fourni par votre prestataire est important : il
vous explicite toutes les étapes (faites-vous expliquer
celles que vous ne comprenez pas), et vous permet de travailler
ensemble à tenir les délais fixés. Dès
sa réception, vérifiez que l'association est à
même de s'y tenir : le chef de projet doit pouvoir inclure
cette surcharge de travail dans son propre emploi du temps,
pas de vacances ni de congé maternité prévus
du côté de la fourniture des textes, etc. Un planning
qui saute, quel que soit le fautif (vous ou l'agence), et vous
n'êtes plus maître de rien quant à la date
effective de lancement de votre site.
Vous allez maintenant établir le rubriquage, ou le faire
établir par le prestataire : il s'agit de l'architecture
de votre information, des grandes rubriques et sous-rubriques
qui structurent le contenu du site, sous la forme d'un simple
fichier Word listant toutes les pages, avec, pour chacune, un
bref descriptif du contenu, et les références
du fichier contenant le texte. Sur cette base, l'agence vous
proposera un principe de navigation, repris sur toutes les pages.
Commencez aussi à réunir les " documents
sources " : textes (ils doivent tous être saisis
sous forme numérique), photos, illustrations, logo
(Voir fiche " Concevoir
un site Web : l'architecture de l'information ").
L'agence ouvrira, sur son propre site, un espace réservé
à votre projet, auquel vous aurez accès avec un
mot de passe. Cet espace de travail en commun donnera la liste
des membres de l'équipe, tant de votre côté
que du leur, avec les noms, les fonctions, les responsabilités,
les numéros de téléphone et les adresses
électroniques. Puis une rubrique "Quoi de neuf ?"
avec des liens vers les différentes phases du projet
: images de la maquette, premières pages, propositions
de rubricages... dans un format pratique pour la lecture et
la discussion.
Les tests
Les agences commencent souvent par vous faire approuver une
charte graphique à partir d'images réalisées
avec Photoshop. Dans un second temps, elles développent
le gabarit HTML. Proposez-lui de le décliner sur différents
types de textes (et fournissez-lui les documents textes) : une
page très courte, une page très longue avec un
texte très structuré (en multiples sous-titres
et sous-sous-titres), une page avec un grand tableau
Même si certaines agences estiment que c'est leur faire
affront que d'exiger des tests, il FAUT vérifier que
les prototypes de page fonctionnent correctement sur différents
systèmes d'exploitation (Windows, Mac, Unix), avec différents
navigateurs (Internet Explorer, Netscape) et différentes
versions de ces navigateurs, en particulier si l'on vous a vendu
des astuces de présentation en javascript. Pas question
que la page d'accueil de votre site arbore le pendable "
ce site est optimisé pour la toute dernière version
du navigateur X ". Vous pouvez aussi les tester vous-même...
Lors du dernier rendez-vous avec votre agence, elle devra former
l'équipe de suivi aux techniques de mise à jour
du site : comment créer de nouvelles pages, comment mettre
à jour les anciennes, comment les transférer sur
la machine-serveur, comment utiliser les gabarits, comment alimenter
la base de données
L'agence doit également
vous remettre un document explicitant le site, en réponse
à votre cahier des charges, avec tous les détails
nécessaires pour la mise à jour (polices de caractère,
couleurs utilisées, originaux des fichiers images, au
format Photoshop, gabarits de pages, description de la base
de données et autres spécificités techniques...).
Le contrat
Pas de contrat-type ici, mais un certain nombre de clauses à
peaufiner avec votre agence : les modalités de mise à
jour du site, les types et phases de test et de corrections,
etc. Il s'agit pour vous de vérifier que le site réalisé
correspond bien à vos besoins et à vos capacités,
tout en préservant votre indépendance face au
concepteur et à l'hébergeur.
Un contrat définira le plus précisément
possible les tâches qui vous incombent (par exemple, la
rédaction du cahier des charges, la réalisation
et la fourniture des documents sources, etc.) et celles qui
reviennent à votre agence (par exemple les développements
logiciels, la charte graphique, la réalisation des tests,
le document de prise en main du site, etc.). Si l'agence de
conception-réalisation assure également l'hébergement,
vous pouvez prévoir un contrat pour chacune de ces prestations.
Les clauses concernant les droits d'auteur sont les plus délicates.
Elles doivent vous garantir l'ensemble des droits de propriété
sur les éléments de votre site : textes, images,
graphisme, sons et animations, architecture et même principe
de navigation, mais aussi les droits d'usage des logiciels spécifiques
développés... Tous ces éléments
sont des uvres relevant de la législation sur les
droits d'auteur. Vous devez être, grâce aux stipulations
du contrat, en mesure de reproduire votre site Web, sous forme
de copies d'écran par exemple, dans vos parutions, ou
de l'installer sur une autre machine, le temps d'une table de
presse ou d'une manifestation publique, ou encore de changer
de fournisseur d'hébergement.
Insistez, dès la signature du contrat, pour que votre
prestataire vous délivre un document de réalisation,
reprenant les caractéristiques techniques pour la réalisation,
l'actualisation et la mise en ligne des pages HTML : c'est une
condition indispensable pour envisager sereinement une séparation
à l'amiable, ou un changement de fournisseur d'hébergement
sans l'appui des techniciens de l'agence. Enfin, prévoyez
dans le contrat les motifs éventuels de sa rupture afin
d'éviter des complications juridiques. Une association
a déjà fait appel au Tribunal de commerce pour
des délais de mise à jour non respectés
par l'agence chargée de la mise à jour du site
Eve Demazière