Envoyer
un mail fait partie des apprentissages de base de l'Internet. Mais
pour bien utiliser ce mode de communication, il est nécessaire
de se plier à certaines règles.
Une bonne utilisation du courrier électronique est plus complexe
qu'il n'y paraît de prime abord. Passer le temps de la découverte,
il devient nécessaire d'aborder les questions de juste expression
de son message, de traitement et de classement des messages ou de
gestion des options des logiciels de messagerie.
Composer un message
Le nombre de messages reçus par Internet peut être
important en raison des listes de diffusion et autres systèmes
d'envois de messages automatisés.
Il est donc nécessaire d'être concis et précis
dans l'intitulé des messages (sujet ou objet) envoyés.
Par ailleurs, les intitulés des messages facilitent l'organisation
et l'archivage de ces derniers au sein des logiciels de courrier
électronique.
Il est recommandé de rédiger des messages courts et
séparés en plusieurs paragraphes distincts car la
lecture sur Internet est souvent rapide et approximative.
Il faut être attentif aux effets du langage "parlé/écrit"
(qualifié par les sociologues de "métalangage")
qui caractérise la messagerie électronique. Le style
parlé/écrit introduit en effet une dissymétrie
dans le statut du message puisque l'émetteur peut l'écrire
"à chaud" à l'instar d'une parole tandis
que le récepteur le lit "à froid". Le langage
parlé étant beaucoup plus libre et moins réfléchi
que le langage écrit, cette dissymétrie peut être
source de différents malentendus tels que les traits d'humour
mal compris, la polémique, les contresens fréquents,
voire les messages complètement incompréhensibles.
Envoyer un courrier électronique est un acte banal et rapide
qui favorise la spontanéité et le parlé direct.
Mais, contrairement à une conversation téléphonique,
il laisse des traces et peut être diffusé facilement
à des milliers de personnes. Il convient donc de se relire
ou de laisser son message reposer quelques heures avant de l'envoyer.
Eventuellement, si une tension est perceptible, il peut être
sage d'utiliser son téléphone ou, mieux encore, de
rencontrer la personne en tête à tête.
Pour exprimer des éléments émotionnels difficiles
à décrire dans le texte du message, il est fréquent
d'utiliser des smileys. Les smileys sont des symboles réalisés
à l'aide des signes et des lettres du clavier dont la signification
est donnée en les basculant d'un quart de tour vers la gauche
pour voir apparaître un visage. Le symbole ":-)"
signifie par exemple que le texte qui le précède est
à lire sur un ton humoristique. Le symbole ";-)"
représente un clin d'il, etc.
Le style d'écriture ou d'expression utilisé dans les
messages électroniques est généralement assez
informel et direct. Les salutations telles que "bonjour",
"à bientôt", "cordialement" restent
malgré tout bienvenues.
Etablir un contact
Le courrier électronique donne une impression d'instantanéité
: une fois le message envoyé, l'expéditeur est impatient
de recevoir la réponse.
Or, il arrive souvent qu'il n'y ai pas de réponse. Outre
les causes techniques marginales, cette absence de réponse
est souvent liée au fait que la personne n'a rien à
dire sur le sujet ou que sa réponse est trop complexe ou
trop vaste pour pouvoir s'exprimer par mail. Un coup de téléphone
peut parfois s'avérer plus efficace.
Pour envoyer un courrier électronique à un groupe
dans lequel tout le monde se connaît, il est souhaitable d'écrire
les adresses dans le champs "À" (TO) qui veut dire
"à qui" ou "Cc" qui veut dire "copie
à".
Pour l'envoi d'un message destiné à un grand nombre
de personnes, il est recommandé d'utiliser l'option "Bcc"
qui signifie Blind carbon copy ou "Copie carbone cachée".
Invisible pour chaque destinataire, la liste de ces derniers ne
figure pas dans le message. Elle permet de ne pas rallonger inutilement
la taille du message et, surtout, de ne pas être récupérée
à votre insu pour alimenter un carnet d'adresses.
Vous pouvez utiliser les fonctions de réponse, de redirection
et de réacheminement disponibles dans tous les logiciels
de messagerie électronique. Dans le cas d'un message adressé
à plusieurs destinataires, notamment les listes de discussion,
il faut toutefois veiller à bien répondre uniquement
à la personne ayant envoyé le message et non au groupe.
La réponse à un message se fait en général
en intercalant ses remarques dans la réponse, les lignes
du texte original restant le plus souvent précédées
du symbole ">" afin de les distinguer des remarques,
les réponses se glissant alors à la suite des questions.
Il est également possible, mais moins recommandé,
de garder le message original à la fin du mail tout en réduisant
la longueur des parties inutiles.
Tri et gestion des messages
La gestion du courrier constitue l'une des tâches les plus
ardues pour les débutants. Afin de ne pas accumuler de retard,
il convient de traiter son courrier le plus régulièrement
possible et de jeter directement à la poubelle les mails
dénués d'intérêt. Les mails nécessitant
une réponse peuvent être conservés dans la boîte
de réception jusqu'à ce qu'ils aient été
traités.
Enfin, les mails importants que l'on désire conserver une
fois lus peuvent être rangés dans des répertoires
spécifiques. De tels répertoires (par projet, thème,
expéditeur...) peuvent être créés quel
que soit le logiciel utilisé.
Il est possible de créer des filtres (ou " règles
de message " sous Outlook) qui permettent de ranger automatiquement
les mails reçus dans un répertoire. Ce genre de manuvre
peux être utile lorsque vous vous abonnez à une liste
de discussion par exemple.
Protection, spam, virus
Avec le mail arrivent les virus et ce que l'on appelle le spam et
le hoax.
Les virus (voir fiche "Se
protéger contre les virus informatiques") sont
ces logiciels qui ralentissent votre ordinateur, détruisent
vos fichiers et, éventuellement, bloquent totalement
votre machine. Généralement envoyés dans
des fichiers attachés sous Word par des amis eux-mêmes
infectés, ils ne sont combattus qu'avec un bon antivirus
que vous mettrez à jour régulièrement.
Vous pouvez éviter d'ouvrir les fichiers ".exe"
envoyés par des anonymes et qui, à eux seuls,
constituent un vrai risque de contamination.
Le spam n'est autre que de la publicité envoyée par
mail. Vous ne pourrez que très difficilement l'éviter.
Attention, ne répondez jamais à un spam car, ce faisant,
vous notifierez à l'envoyeur la validité de votre
adresse. Votre seul recours : demandez à votre FAI (Fournisseur
d'accès à Internet) de filtrer les messages provenant
de la source qui vous spame.
Les hoax (canular en anglais) sont des messages vous invitant à
faire suivre telle ou telle pétition, à informer TOUS
vos contacts du danger de tel ou tel virus, etc. Inoffensifs, ces
messages inondent cependant les boîtes aux lettres et ralentissent
les réseaux. Evitez donc de les faire circuler.
Les options des logiciels
- Le carnet d'adresses vous permet de stocker les adresses mail
de vos correspondants et de les mémoriser. Vous pouvez également
créer des groupe d'envoi comprenant plusieurs adresses mails
et faciliter ainsi le travail en groupe.
- La signature n'est autre qu'un texte court que la plupart des
logiciels de courrier permettent d'ajouter à la fin de tout
message envoyé. La signature est à rédiger
dans les options, ou intègre le contenu d'un fichier indépendant.
Elle peut permettre d'envoyer de manière systématique,
dans chaque message, vos coordonnées postales, l'adresse
du site Web de l'association, etc.
- Le format des messages : certains logiciels de courrier électronique
déchiffrent mal les caractères accentués et
les transforment en une suite de signes incompréhensibles.
Il peut être judicieux, notamment pour les envois en nombre,
de rédiger les messages sans accents pour faciliter la lecture.
Utilisez le codage standard des messages (MIME dans la plupart des
cas) et évitez l'envoi au format HTML ou au format enrichi
(caractère gras, italique et autres) en configurant correctement
les options du logiciel de messagerie utilisé. Les destinataires
utilisant une version ancienne d'un logiciel de messagerie ne rencontreront
pas de difficultés pour les lire.
- Fichiers attachés : les logiciels de courrier électronique
permettent d'envoyer, avec les messages, des fichiers informatiques.
Il est ainsi possible de joindre ou d'attacher un document créé
avec n'importe quel logiciel informatique : traitement de texte,
publication assistée par ordinateur, traitement des images
ou de son, etc.
Le destinataire est averti que le message contient une pièce
jointe (ou fichier attaché) qu'il est possible d'ouvrir en
utilisant l'application qui a servi à le créer ou
une autre application capable de la lire. Par exemple, pour lire
un fichier attaché créé sous Microsoft Word,
il est indispensable de disposer de ce logiciel ou d'une application
capable de lire le format Word.
Avant d'envoyer un fichier attaché, il est conseillé
de respecter les règles suivantes :
- Privilégiez l'envoi des textes dans le corps du message
plutôt que par fichiers attachés quand la mise en page
du document n'est pas indispensable. L'envoi direct des textes permet
de s'assurer de la bonne réception de l'information en évitant
notamment les problèmes de format.
- Ne pas diffusez de fichiers attachés trop volumineux qui
nécessiteraient un temps de chargement inutilement long.
Il peut être envisagé de les compresser.
- Envoyez des fichiers convertis dans des formats standards. Par
exemple, le format RTF (Rich Text Format ou Texte mis en forme)
peut être lu par la plupart des traitements de texte que ce
soit sur PC ou sur Macintosh. Un document au format Microsoft Word95
ne peut pas être lu par un destinataire utilisant Microsoft
Word6.
- Datez et/ou indiquez la version des fichiers attachés lorsque
le document est susceptible d'être corrigé par plusieurs
personnes et d'évoluer dans le temps. Ce procédé
permet de retrouver plus facilement les versions souhaitées.
- Limitez l'envoi de fichiers attachés lors d'un envoi simultané
à plusieurs personnes dans la mesure où ces fichiers,
parfois inutiles, peuvent encombrer les boîtes aux lettres
des destinataires. Pour mettre un document à disposition
d'un groupe, il est préférable de signaler par un
premier courrier électronique que vous disposez d'un tel
document puis de le faire parvenir aux personnes qui en font la
demande.
Pour pallier
les problèmes de téléchargement des gros fichiers
notamment les fichiers sonores ou images ou faciliter la diffusion
de documents à un grand nombre, il peut être utile
de mettre en place un serveur de transfert de fichiers (serveur
FTP) ou une application permettant l'échange de document
par le Web (voir fiche "Transférer des fichiers").
Ce service peut être confié à une société
d'informatique ou à un fournisseur d'accès Internet.
Eric Langevin
Sites
- Communautique:
Petit guide d’utilisation du courrier électronique
http://www.communautique.qc.ca/formation/manuel/courriel.html
- Arobase.org
: l’e-mail sous toutes ses coutures
http://www.arobase.org
- Learnthenet
: Savoir utiliser son courrier électronique
http://www.learnthenet.com/french/section/email.html
- Dictionnaire
des smileys
Un catalogue très riche des ces petits signes cabalistiques
propres au Net.
http://www.linux-france.org/prj/jargonf/general/smile.html
- Pour
tout savoir sur la netiquette Les règles de bonne conduite
sur le Net
http://www.framasoft.net/newmail/netiket.html
7 conseils pour vaincre les « spammeurs »
http://www.linternaute.com/surfer/spam/spamlutte.shtml
- L’infection
virale par le courrier électronique
http://www.framasoft.net/security/virusmails.html
- Hoaxbuster.com,
info ou intox ? Pour se tenir au courant des fausses informations
circulent sur le réseau
http://www.hoaxbuster.com
Sauvegardes
Trop souvent votre ordinateur plante et vous perdez toute trace
de vos échanges. Il est donc essentiel que vous fassiez
des sauvegardes de vos mails et de votre carnet d'adresses.
En fonction du logiciel que vous utilisez, vous trouverez les
fichiers contenant vos mails et le carnet d'adresse dans le
répertoire du logiciel. |