Un
site web qui ne bouge pas, c'est une statue de sel : belle,
mais sans grand intérêt. Pour attirer puis retenir
et, surtout, faire revenir le lecteur, votre site doit être
mis à jour, présentant des informations sur les
actions de demain, et non sur celles du mois dernier. Pour éviter
la pire des critiques au sujet d'un site web - " pas à
jour " -, la solution n'est pas seulement technique, loin
de là.
Première évidence : un site à jour, c'est
un site qu'on " peut " mettre à jour. Dès
sa conception, ou sa refonte, lorsque vous établissez
la liste de vos rubriques, de vos pages, réfléchissez
au temps nécessaire à l'actualisation, et à
la fréquence de celle-ci. Evitez le piège de l'agenda,
qui, faute de personnel, ne sera ni complet, ni actualisé
à temps. Et ne pensez pas seulement au temps nécessaire
aux opérations techniques : le plus difficile, c'est
que l'information parvienne jusqu'aux personnes chargées
du HTML. D'où l'importance du facteur humain.
Les processus d'alimentation décrits ici sont basés
sur une démarche collective. Il vous faut donc mettre
en place les canaux qui drainent les informations vers votre
site : nommez un responsable pour chaque rubrique, quelqu'un
qui possède l'information, ou qui sait où la trouver,
quelqu'un aussi - ça n'est pas donné à
tout le monde - qui dispose d'un clavier alerte (une "
bonne plume "), capable d'écrire une brève
ou un article, de mettre en forme une information. Diffusez
largement l'adresse e-mail (postale ou numéro de téléphone,
numéro de bureau) de la (des) personne(s) à contacter
pour faire mettre une information sur le site.
Ces personnes, vous devez les sensibiliser à l'importance
du média " internet " pour votre communication.
Il faut que, dès qu'elles sont au fait d'une nouvelle,
elles aient le réflexe " de mettre sur le site web
", et qu'elles sachent à qui faire parvenir l'information,
comment la mettre en ligne, et où. L'aspect humain, le
désir de faire vivre le site, est l'aspect le plus complexe
à dynamiser.
Vous devez ensuite réduire le temps séparant la
rédaction de l'information de sa mise en ligne effective
sur votre site web. Les personnes en charge de la réalisation
du code HTML doivent parfaitement connaître le site, et
l'architecture de son information. Elles savent que telle information
appartient à telle rubrique, que telle date est à
mettre à jour dans telle page : le mieux est encore que
la personne qui propose l'information sache elle-même
où l'entreposer. C'est la sensibilisation à la
" responsabilité éditoriale ".
Pour cela, vous avez, au préalable, rendu l'étape
de conception du site la plus publique possible, en associant
les têtes de pont de l'animation associative à
votre réflexion sur le plan du site. Vous disposez aussi
d'un document qui explique comment fonctionnent vos rubriques
et vos sous-rubriques, quel contenu elles proposent, à
quel type de lectorat, dans quel but
Ce document liste les pages à mettre à jour, dans
quels cas, avec quelle fréquence, et toutes les opérations
correspondantes : vous disposez d'un planning pour les pages
sensibles. Il indique également la politique d'archivage
pour la page " périmée ", celle que
vous allez remplacer.
Quelques exemples
Quelques exemples concrets de toute cette organisation :
- le dernier numéro de votre journal mensuel doit
être mis en ligne dès sa parution : le responsable
de cette page sait qui contacter, à l'imprimerie, pour
obtenir les fichiers texte et quelques illustrations au format
optimum, celui qui réduira le nombre de manipulations
jusqu'aux pages HTML. Il a en tête qu'il peut obtenir
ces informations la première semaine du mois, pas avant.
Il sait qu'il doit archiver le numéro précédent
dans la page " Archives du journal ", et mettre à
jour l'encadré de la page d'accueil qui reprend le thème
du dossier du mois. Il donnera également à l'imprimeur,
afin d'en obtenir une version numérisée, les coordonnées
du dessin satirique tiré du journal et destiné
à animer sa page.
- Le responsable de la page " Agenda " (vous
avez finalement décidé que vous pouviez le faire)
note pour chaque annonce, sur son propre agenda, les dates où
il doit l'éliminer de la page (le lendemain, si possible
).
- Les pages " Contacts ", ou pire encore, "
Bureau de l'association ", sont tellement peu souvent
modifiées, qu'elles ne le sont souvent
plus du
tout ! Sensibilisez quelqu'un, qui ira périodiquement
vérifier que les numéros de téléphone,
les adresses e-mail et le nom du président sont corrects.
N'abusez pas du terme " Nouveau ! " : si vous voulez
quand même le mettre, déterminez combien de temps
vous laissez cette mention, avant qu'elle ne prenne trop la
poussière
Une rubrique " Nouveautés
du site ", qui propose, en ordre rétrochronologique
(les plus récentes tout en haut), les informations modifiées,
les pages créées est préférable.
Attention, maintenir cette page à jour représente
une opération supplémentaire lors de toute modification
du site.
Un peu de technique
Parlons technique maintenant. Dès la création
du site, vous devez prendre en compte les capacités,
les connaissances techniques des personnes chargées,
en bout de chaîne, de mettre en ligne l'information. Si
le HTML n'est pas leur fort, prévoyez des pages peu fragiles
: ne faites pas perdre du temps à vos " petites
mains " qui devront reconstruire un javascript malmené
par l'ouverture du code, ou un tableau qui se déforme
lorsqu'on ajoute une virgule. Certaines solutions existent qui
simplifient grandement la réalisation des pages, comme
ces systèmes de publication en ligne grâce à
un simple navigateur web et des connaissances minimales en HTML
(SPIP, PHP Nuke, etc. Voir fiche " Les différents
outils de publication "). Deux écueils, cependant,
sont à signaler : la mise en place de tels systèmes
n'est pas si simple que ça, et le plus bel outil ne palliera
pas le manque de volonté pour rédiger et mettre
à jour l'information.
Lors d'une refonte, analysez et prenez en compte l'efficacité
de chaque circuit d'information pour élaborer votre nouveau
rubricage. Un conseil : privilégiez et mettez en avant
les rubriques où ça bouge, où le contenu
est copieux et de qualité. A contrario, cachez les pages
peu ou mal actualisées.
Une rubrique bouge beaucoup ? Vous pouvez prévoir un
espace, sur la page d'accueil, qui en présente les dernières
nouveautés. Voilà le lieu privilégié
(mais également ultra-sensible) pour faire ressortir
le dynamisme de votre association.
Le mot de la fin
Une bonne
partie du web est un cimetière de sites intéressants
mais abandonnés : si, pour une raison ou pour une autre,
votre association n'est plus en mesure de maintenir son site,
prévoyez une version minimum qui restera en ligne, avec
vos coordonnées et des textes de présentation
intemporels, et surtout prévenez vos lecteurs, d'un cours
texte en page d'accueil. Vous leur devez cette franchise.
Eve Demazière