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Devenir
un acteur sur Internet
LES
OUTILS DE TRAVAIL EN RESEAU
Un
réseau se définit par l'ensemble des canaux de
communication dans un groupe organisé ou la structuration
des échanges réels entre des acteurs. Sur Internet,
le travail en réseau se développe grâce
à l'utilisation d'outils spécifiques.
Les outils
favorisant le travail en réseau vont des plus simples
aux plus sophistiqués. Ils favorisent la mutualisation,
l'organisation des stocks d'information, la fluidité
des flux d'information, l'animation et la coordination des acteurs
en présence.
Ce type de fonctionnement peut être implémenté
au sein d'un réseau ouvert ou fermé, c'est à
dire limité à un groupe précis de personnes.
Il peux s'animer au sein d'une équipe travaillant dans
les mêmes locaux ou dans un réseau d'acteurs dispersés
géographiquement.
Les outils
Parmi les outils les plus communément utilisés
:
- Mail : outil de base pour la communication sur Internet, il
est le principal outil de travail en groupe existant. Son utilisation
efficace au sein d'un groupe d'acteurs est souvent suffisant
pour garantir une bonne circulation de l'information, une bonne
coordination de l'équipe et une bonne diffusion des résultats
d'un groupe de travail (voir fiche "Du
bon usage du mail") ;
- Listes de discussion : celles-ci augmentent les potentialités
du mail sans toutefois changer son principe. Elles simplifient
le travail d'un animateur en automatisant les tâches de
circulation des mails au sein des membres du réseau et
permettent d'accroître le nombre de membres de ce réseau
de façon substantielle (voir fiche "Animer
une liste de discussion") ;
- Newsletter : La newsletter est l'outil idéal pour faire
circuler de l'information au sein d'un réseau. Simple
et rapide à mettre en uvre, elle permettra, en
outre, de susciter la remontée d'information par les
membres du réseau ; celle-ci étant valorisée
sur la newsletter (voir fiche "Newsletter,
mode d'emploi")
- Groupware : Les outils regroupés au sein du terme groupware
sont ceux qui facilitent le travail en groupe. Mails, listes
et newsletters en font partie mais on ajoutera :
-
les
agendas partagés : outil permettant à diverses
personnes de remplir un agenda en commun ;
-
les
carnets d'adresses partagés : ces derniers pourront être
alimentés par plusieurs personnes à la fois ce
qui permet d'éviter les doublons et les pertes de temps
inutiles ;
-
les
bases de données : celles-ci permettront de structurer,
organiser et rendre facilement accessible un volume important
d'information ;
-
le
transfert et l'échange de documents : il offrira à
chacun la possibilité d'héberger des documents
sur un espace accessible via le Web par tous les membres du
réseau ;
-
la
gestion des tâches : un tel outil permet de lister les
tâches de chacun, d'y ajouter les noms des responsables,
des descriptifs, des deadlines, et, dans certains cas, des modalités
de suivi plus ou moins perfectionnées ;
-
formulaires
et questionnaires : ceux-ci permettent de questionner un public
et de récupérer les réponses d'une façon
formatée ;
-
autres
outils : Post it, tableau blanc, systèmes de workflow,
datawarehouse
De tels
outils sont habituellement développés pour offrir
plusieurs niveaux d'administration : certaines personnes peuvent
consulter les informations, d'autres peuvent alimenter les outils
sus-cités, certains encore pourront créer, à
la demande, tel ou tel outil pour tel ou tel groupe de travail.
- Portail ou site collaboratif : un site collaboratif permettra
à un réseau d'acteurs de capitaliser, mutualiser
et valoriser de l'information sur un site commun. A la différence
d'un site statique, un tel portail utilise un système
de gestion de l'information dynamique facilitant ainsi la mise
en ligne d'information, son organisation et son accès
(voir fiche "Les
logiciels d'édition") ;
- Chat et visio-conférence : Le chat ou la visio-conférence
permet à des interlocuteurs dispersés géographiquement
de communiquer en direct. De tels outils peuvent être
très utiles et efficaces dans certaines situations. Pour
bénéficier de tels outils, les conditions techniques
et matérielles doivent être réunies.
Une
affaire d'équipe
Pour être pleinement utilisés, les outils de travail
en réseau doivent être accessibles à tous
les membres de l'organisation afin que ces derniers soient en
mesure de participer à leur développement et à
l'ensemble du processus qui aboutira à leur utilisation.
L'équipe, dans son ensemble, doit donc posséder
le matériel adéquat, bénéficier
de la formation et de l'accompagnement spécifique pour
s'approprier ses outils. Enfin, un appui quotidien permet à
chacun de lier les différentes possibilités offertes
par ses outils à des activités concrètes.
L'introduction d'outils de travail en réseau dans un
organisme peut être perturbant car remettant en cause
certaines habitudes au sein des organisations. Le contrôle
de l'information ne sera plus le même, les capacités
des plus jeunes seront valorisées au détriment
de celles des personnes plus âgées moins à
l'aise avec ces outils, une nouvelle hiérarchie plus
horizontale que verticale aura tendance à s'installer
La vigilance doit être de mise pour que l'introduction
de l'outil soit comprise par l'ensemble des membres d'une équipe
et d'un réseau.
Les outils de travail en réseau facilitent une communication
synchrone et asynchrone entre des personnes potentiellement
dispersées géographiquement.
Ils vont faciliter la gestion de projet grâce à
des outils de partage et d'organisation d'information tels que
des agendas, des carnets d'adresses ou des bases de données
partagées.
Ils vont accroître la collaboration en permettant à
plusieurs personnes de travailler ensemble sur un même
document, de gérer une liste complexe de tâches
ou en organisant ensemble des rencontres ou des formations.
Enfin, les outils de travail en groupe facilitent la diffusion
et la circulation de l'information et rendent possible leur
archivage.
Outre la sensibilisation des membres aux enjeux du travail en
réseau, l'appropriation des outils passe par un accompagnement
constant et une animation rigoureuse.
Les blocages qui émergeront inévitablement ne
pourront être dépassés que si les erreurs
des uns et des autres sont acceptées car preuve d'une
volonté d'expérimentation des outils. De telles
erreurs devront cependant être analysées pour ne
pas être répétées. Les succès
devront, quant à eux, faire l'objet d'une valorisation
et d'une communication auprès des autres membres du réseau.
Des postes d'animation/médiation peuvent être mis
en place afin d'assurer l'appropriation des outils. Etant donné
l'importance de tels postes, il conviendra d'assurer à
la personne responsable qu'elle recevra un réel appui
et bénéficiera d'un réel pouvoir de décision.
Conclusion
Pour que le travail en réseau soit optimum, chaque réseau
doit prendre le temps de se développer, de se fixer des
attentes réalistes, consulter régulièrement
les membres du réseau et leur rappeler les avantages
qu'ils tireront de leur participation à ce travail commun.
Rappelons qu'un projet de travail en réseau n'aboutira
que si un réseau d'acteurs existe préalablement,
qu'il partage une politique et une volonté commune, qu'il
a élaboré une stratégie d'action et que
des moyens ont été mis en uvre pour assurer
le développement du travail.
Les outils de travail en réseau sur Internet sont nouveaux
et s'ils sont utilisés différemment par chacun
en fonction des capacités d'appropriation, il convient
de s'assurer que ceux qui ne bénéficient pas des
même facilités que d'autres participent à
leurs usages.
Eric Langevin
Sites
- Building a Virtual Community
http://www.bigbangworkshops.com/html/faq__virtual_community.html
- Conseils pour bâtir votre propre réseau : sept
étapes faciles à suivre pour que le réseau
soit un succès.
http://leadership.gc.ca/static/people_networks/documents/recipe_for_your_network_f.shtml
- Apprendre avec Internet, communiquer et collaborer
http://www.cslaval.qc.ca/prof-inet/aai/collab/aai_collab.html
-
Building a Web Site Together - How the women's Net site was
born
http://www.womensnet.org.za/about/curric.htm
- Technologies de l'information et de la communication et organisation
du travail par Anne-Laure Murcier & Dominique Sinner
http://www.culture-promotion.org/DPNT/article95.html
- Accroître l'efficacité collective par les NTIC
http://www.collegepolytechnique.com/ref/effi.htm
- Animation de groupes de travail sur Internet
http://www.globenet.org/horizon-local/perso/guideanim.html
- Les charges de travail au sein d'un réseau
http://leadership.gc.ca/static/people_networks/documents/workload_issues_f.shtml
- Workshops by Thiagi, Inc : des conseils, des jeux et des applications
pour facilitateurs, instructeurs et formateurs Internet
http://www.thiagi.com
- Guidelines for partnership
http://www.partnerships.org.uk/part/index.htm
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