Une
newsletter est une lettre d'information envoyée régulièrement
par courrier électronique à une liste d'abonnés.
Elle permet de tenir votre réseau informé de vos
activités. Un bon moyen de fidéliser vos lecteurs...
Que sa diffusion soit interne ou externe à une organisation,
la newsletter (ou lettre électronique) permet de tenir
informé rapidement et régulièrement un
réseau d'acteurs et/ou de faire connaître les activités
d'un réseau.
Elle arrive en appui ou en complément à un site.
Elle constitue, en effet, un outil de diffusion d'information
de type push, c'est à dire que le destinataire n'a pas
besoin de procéder à une recherche pour trouver
l'information, il la reçoit directement dans sa boîte
aux lettres électronique sans avoir à en faire
la demande. Il peut se tenir informé des changements
apportés dans le contenu d'un site.
Elle constitue ainsi, pour le destinataire, un outil parfait
de veille d'information (voir fiche "Pratiquer
la veille d'information sur Internet"), celui-ci n'ayant
plus à effectuer des démarches actives de recherche
d'information.
Gestion de l'information
La création d'une newsletter nécessite de l'alimenter
régulièrement avec une information renouvelée
et spécifique. Il vous faut donc trouver une ou des thématiques
précises que les informations que vous diffuserez viendront
nourrir.
Parmi les informations que vous pourrez diffuser, vous trouvez
:
- des brèves d'actualité ;
- des revues de presse généraliste ou spécialisée
;
- des extraits de dossiers thématiques ;
- des synthèses d'articles disponibles dans leur intégralité
sur un site Internet ou sur d'autres supports ;
- des offres, demandes ou annonces diverses (emplois, ventes
)
;
- des entretiens, prises de parole ou autres types d'intervention
;
- des sélections de sites
Lors de la veille d'information pour l'alimentation de votre
newsletter, n'hésitez pas à stocker un grand nombre
d'informations. Cette veille doit être effectuée
de façon quotidienne. Mais c'est seulement le jour ou
vous mettrez en forme votre lettre que vous allez trier et sélectionner
l'information que vous choisirez de diffuser.
Attention, lors de l'utilisation de diverses sources d'information,
aux droits d'auteur (voir fiche "Législation
et Internet - Propriété intellectuelle").
Si vous mentionnez des extraits de documents, ces derniers doivent
être courts et toujours comporter mention de la source
d'information.
Mise en forme
La rédaction de la lettre est confiée à
un rédacteur chargé d'assurer le contenu éditorial
et les relations avec les autres rédacteurs. A l'aide
du courrier électronique, il peut ainsi faire des appels
à contribution auprès d'acteurs du réseau.
Le titre de votre lettre doit être explicite et comporter
un maximum de trente caractères. Vous pouvez y adjoindre
la date ou le numéro de la lettre.
Il est suggéré de proposer essentiellement des
brèves ou des synthèses, les textes et documents
longs pouvant être accessibles soit sur un site Internet
par le biais d'un lien entre le courrier électronique
et le site Web, soit en indiquant la source bibliographique
précise.
Pour en faciliter la lecture, chaque brève doit être
précédée par un titre ou un sous-titre
explicite. Limiter la lettre à vingt brèves permet
de garantir une lecture plus complète ; il est, par ailleurs,
possible d'envoyer une lettre ne contenant que trois ou quatre
brèves.
La lettre peut être introduite par un éditorial
et se terminer par des brèves référençant
des informations émanant d'autres sites Internet.
La charte graphique que vous allez adopter doit pouvoir évoluer
mais il est conseillé de ne pas en changer à chaque
envoi. Cette charte graphique ne doit pas intégrer de
langage HTML dans sa version standard, celui-ci n'étant
en effet pas lu par tous les logiciels de gestion de courrier
électronique. Vous pouvez cependant proposer une version
au format HTML à ceux qui le désirent tout en
sachant que vous allez plus que doubler la charge de travail
attribuée à la seule mise en page.
Si votre lettre est au format texte, vous pouvez l'agrémenter
avec des caractères spéciaux pour mettre en valeur
titres, sous-titres, rubriques
Il est essentiel de clore la newsletter avec les informations
suivantes : procédure de désabonnement, adresse
du site, contact et, éventuellement, le nom du responsable
de la newsletter.
Diffusion
Le coût de diffusion d'une lettre électronique
est faible d'autant plus que le mode de transmission par courrier
électronique permet sa redirection à d'autres
acteurs par l'un des membres du réseau.
Une lettre électronique peut être diffusée
fréquemment (par exemple toutes les semaines ou tous
les mois) en respectant des intervalles relativement réguliers.
Sa diffusion peut se faire à partir du carnet d'adresses
d'un logiciel de courrier électronique mis à jour
régulièrement en ajoutant les nouvelles demandes
d'abonnement. Il est également possible de mettre en
place une liste de diffusion qui permet d'automatiser les demandes
d'abonnement et les envois de la lettre.
Pour envoyer la newsletter à partir de votre logiciel
de messagerie, utilisez le champ BCC ou CCI pour la liste des
destinataires (cela vous évitera de diffuser votre carnet
d'adresses à tous vos abonnés), et inscrivez votre
adresse dans le champ TO ou A.
Attention à ne pas procéder à des spams,
c'est à dire l'envoi de messages non sollicités.
De telles pratiques sont courantes sur le Web mais elles risquent
de nuire à l'image de votre lettre.
Afin de réduire les risques de malentendu, il est conseillé
d'envoyer aux nouveaux abonnés un mail de bienvenue leur
confirmant leur abonnement et leur expliquant les procédures
de désabonnement.
Evitez, enfin, d'envoyer votre lettre en fichier attaché
(dans des formats de type Word ou PDF). Cette dernière
doit être copiée/collée dans le corps de
votre courrier électronique afin de pouvoir être
parcourue rapidement par vos destinataires.
Archivage et communication
Votre site Web peut être utilisé pour présenter
les objectifs de la lettre, les procédures d'abonnement
et permettre éventuellement de s'abonner par l'intermédiaire
d'un formulaire. L'archivage des différents numéros
de la lettre est également envisageable. Vous pouvez
également la mentionner au sein de la signature de vos
courriers électroniques. Cela vous permet de faire connaître
votre lettre pour pouvoir la diffuser le plus largement possible...
Eric Langevin
Sites
Francopholistes : annuaire de listes de discussion
http://www.francopholistes.com