Une recherche de financement classique peut comporter deux phases. Dans un premier temps, il s'agira de vous informer sur les bailleurs de fonds potentiels, leurs instruments de financement et les modalités d'attribution de ces financements. La première partie du guide vous permet d'identifier les bailleurs de fonds potentiels et d’avoir une vision globale des différentes sources de financement à votre disposition.

Par la suite, il s'agira de vous faire connaître et de faire connaître le projet pour lequel vous sollicitez un financement.

Cette démarche comprend les étapes suivantes :

Les différentes catégories d’organismes susceptibles de financer des ONG du Sud est détaillée dans la première partie du guide.

La majorité des ambassades des pays de l'OCDE disposent de fonds destinés à financer des initiatives de petite taille. Prenez contact avec le responsable de ces fonds. Ce premier contact, même s’il n'aboutit pas dans l'immédiat pourra vous être utile pour mieux comprendre la nature et les procédures du programme de manière à reformuler votre projet ou à mieux présenter un futur projet.

Elles peuvent en outre constituer un précieux conseil pour votre recherche de financement car elles connaissent bien, en règle générale, les différentes institutions financières d'aide présentes dans le pays dans lequel elles se trouvent.

Vous pouvez également, lors de votre visite dans les ambassades, demander à consulter la liste des principales ONG du pays ainsi que leurs adresses. Certaines de ces ONG sont en effet des sources potentielles de financement et ont parfois des bureaux de représentation dans votre pays que vous pourrez contacter directement.

L’ONG du Sud doit s’informer des opportunités d’accès aux crédits déconcentrés ou décentralisés (gérés par les représentations locales des agences) et aux programmes bilatéraux de ces agences (négociés dans un cadre gouvernemental) et se faire connaître auprès :

Dans le cas de la France, il vous faudra prendre contact avec la Mission locale de Coopération et d’action culturelle (MCAC) qui propose de nombreux outils de financement déconcentrés aux ONG du Sud.

Dans le cas britannique, l’ODA possède dans certains pays des bureaux régionaux de coopération en matière de développement qui gèrent des programmes d’aide pour les ONG.

Celle-ci a également des représentations locales ou délégations dans de nombreux pays du Sud. La personne chargée des relations avec les ONG (si elle existe) pourra vous indiquer les possibilités de financement correspondant au profil de votre ONG et aux types de projets que vous souhaitez voir financer.

Il s’agit de se faire connaître notamment :

Chaque bureau de représentation du PNUD dispose d'un point focal ONG dont le responsable est tenu d'informer les ONG sur les opportunités de financement de projets par les divers programmes de l'organisation (Afrique 2000, LIFE, Partenaires en Développement, etc.).

N'hésitez donc pas à prendre contact avec le responsable de ce point focal qui pourra également vous orienter sur d'autres opérateurs d'aide en fonction de la nature de votre projet.

Vous pouvez contacter sur place d’autres agences spécialisées de l’ONU telles que l’UNICEF (enfance, jeunesse et femmes), la FAO (développement rural et formation rurale), etc.

De nombreuses ONG telles OXFAM ou Terre des Hommes disposent de représentations locales dans les pays du Sud. Une de leur tâche est d'identifier voire de financer des initiatives portées par des groupes de base ou des associations locales.

Vous pouvez obtenir les coordonnées des bureaux de représentations d'ONG à travers le bureau PNUD, via les ambassades des pays du Nord ou encore auprès des administrations nationales en charge des ONG.

Les ONG qui ne disposent pas de bureaux de représentation dans le Sud envoient pour leur part régulièrement des chargés de mission sur le terrain dans le but d'évaluer des projets et/ou d'identifier de nouveaux projets.

Soumettez donc votre demande de financement au siège de l'ONG ; si cette demande n'aboutit pas dans l'immédiat, vous pourrez néanmoins être contactés lors de la prochaine mission d'identification menée par l'opérateur d'aide qui pourra en cas d'intérêt sélectionner votre projet.

Les collectivités locales (communes, départements, régions et leurs groupements), les universités, les centres d’étude et de recherche, les Fondations, les entreprises et autres organismes professionnels spécialisés recèlent également des potentialités de financement pour votre organisation.

Etude de cas N° 3 : Projet intégré de Sikoro (Burkina-Faso)

Présentation du projet

Le projet intégré de Sikoro avait pour objectif le développement du village de Sikoro, situé dans la province de la Kossi au Burkina-Faso. Il a été initié par Thérèse Tarnagda, née au village et exerçant la profession de contrôleur financier à la Caisse Nationale de Sécurité (CNSS) de Ouagadougou, pour venir en aide aux initiatives des villageois à partir de 1982.

A l'origine, le projet devait concerner divers volets :

Concrètement, le village a bénéficié :

Formulation du projet

Le projet a été rédigé par Mme Tarnagda lors de sa venue en France pour suivre une formation professionnelle de deux ans. La rédaction a subi de nombreuses modifications, essentiellement suite aux conseils fournis par les différentes personnes et bailleurs contactés. L'initiatrice ne disposait, au départ, d'aucune compétence particulière dans la formulation de projets. Les contacts directs ainsi que la présentation orale du projet ont permis d'en valoriser les atouts et mettre en valeur le dynamisme de l'initiatrice lors des entretiens. La conception du budget, qui n'était pas formalisée dans le projet originel, a été discutée lors des premiers entretiens avec Terre Des Hommes France.

Identification et rencontre des bailleurs de fond

- Une première phase avec Terre des Hommes

C'est par l'intermédiaire d'une émission télévisée qui présentait plusieurs ONG françaises que l'initiatrice prend contact avec Terre Des Hommes France qui lui propose d'étudier le projet puis de la rencontrer. Suite aux premiers contacts pris, notamment avec l'antenne de Terre Des Hommes France à Rennes, l'initiatrice a pu contacter d'autres associations pour déposer sa demande :

Peu après le retour de Mme Tarnagda au Burkina-Faso en 1982, trois membres actifs de TDHF se rendent sur place pour examiner les conditions de démarrage du projet. Le projet a pu effectivement être mis en place dès 1985 et placé progressivement sous la responsabilité de TDH Alsace. Les visites de l'ONG française se poursuivent jusqu'en 1988, à raison d'un voyage par an, ce qui permet de contrôler l'affectation effective des fonds et de définir l'évolution des objectifs de développement.

- Une deuxième phase avec un nouveau partenaire : Afrique Espoir

En 1990, Thérèse Tarnagda est mise en relation, par l'intermédiaire d'un ressortissant de Sikoro, avec un nouveau partenaire, Afrique Espoir, dont un membre effectue une tournée au Burkina.

Des rencontres locales sont organisées pour relancer les initiatives qui n'avaient pu aboutir au moment de l'intervention de TDHF.

Afrique Espoir a apporté son aide pour la mise en place d'une association, dénommée TAMSI, regroupant les villageois ainsi que les intellectuels du village. Elle voit le jour en 1991 avec comme objectif la poursuite du projet intégré et l’extension des activités à d’autres villages environnants.

La structure de l’association permet de solliciter plus facilement des aides financières notamment parce qu’elle est présente dans les grandes villes du Burkina, Ouagadougou et Bobo-Dioulasso.

Ainsi, le projet a pris une autre dimension avec la création, sous l’initiative de Thérèse Tarnagda, d’un centre agricole à Diarradougou (à côté de Bobo) permettant, d’une part de former des villageois à des techniques agricoles nouvelles, d’autre part de dégager des revenus pour la poursuite des projets de développement à Sikoro. L’initiative a été financée entre autres par la Fondation Jean-Paul, qui dispose dans certains pays d’Afrique de fonds décentralisés.

Enseignements

- Des financements informels par l'intermédiaire d'ONG

Les ONG fournissent en général des possibilités de financements mais de façon limitée et presque uniquement suite à des contacts établis au préalable. La multiplication des demandes, parfois fantaisistes, a rendu ces formes de financements de petits projets de plus en plus rares mais les ONG ne sont jamais fermées à formuler des conseils ou des contacts à des porteurs d'initiative.

Comme c'est le cas pour le projet de Sikoro, des financements peuvent être obtenus non seulement en Europe mais aussi localement lorsque des membres d’ONG effectuent des missions.

- Un bailleur de fonds peut en cacher un autre

Lors d'un contact avec un financeur potentiel, il arrive fréquemment que d'autres sources de financements puissent être suggérées. Des mises en relations ou des recommandations peuvent ainsi permettre de diversifier les potentialités de sources de financements.

- Intérêt d’une approche personnalisée et d’une rencontre directe

Des contacts suivis (pendant plusieurs années pour Terre Des Hommes France et Afrique Espoir) ont permis de tisser des liens forts entre bénéficiaire et financeur.

Le fait que le projet soit placé sous la responsabilité de la délégation régionale de TDHF (Bretagne et Alsace), qui comprend un nombre important de membres actifs bénévoles, a été un élément déterminant pour la poursuite du projet. Les membres actifs ont ainsi pu se rendre sur place régulièrement. Les rencontres ont également permis d'aller plus loin que le financement puisque l'initiatrice a pu bénéficier tout au long du montage de conseils ainsi que d'une formation adéquate.

Etude de cas N° 4 : Les Enfants de la rue en Bolivie, Jeune Chambre Economique (JCE)

Présentation du projet

Ce projet, qui a débuté en novembre 1992, devait appuyer la commercialisation en Europe de jeux didactiques construits par des enfants de la rue. Soutenu par Enda Bolivie, il avait pour population cible les enfants travailleurs de La Paz. Il devait durer plusieurs années et consistait en la mise en place d'un atelier de travail pour 15 enfants de la rue. Cet atelier devait produire des jeux qui seraient envoyés et commercialisés en Europe avec l'appui d'Enda Bolivie.

Formulation du projet et recherche de financement

Le projet a été rédigé par l'équipe d'Enda Bolivie. Cette association existe depuis 10 ans et possède une bonne expérience dans la rédaction de projet.

La formulation de ce projet a été appuyé par une personne d'Enda Délégation en Europe qui a mis l'équipe d'Enda Bolivie en contact avec un bailleur potentiel : la Jeune Chambre Economique (JCE).

Dans un premier temps, une personne d'Enda Délégation a rédigé une version synthétique du projet et l'a envoyé à JCE. Par la suite Enda Bolivie s'est mise en relation téléphonique avec la JCE.

L'étude du dossier a été assez rapide. Le financement a été accepté, mais de manière indirecte. La JCE s'est en effet proposée de jouer le rôle de délégué commercial en Europe. Elle a ainsi vérifié la conformité avec les normes européennes et mis Enda Bolivie en contact avec une société d'import / export.

La Jeune Chambre Economique ayant abandonné par la suite sa thématique prioritaire des " enfants de la rue ", il n'y a pas eu de possibilité de poursuite à long terme du partenariat.

Enseignements

- Une recherche de financement très sélective, un partenaire spécialisé...

La recherche de financement s’est orientée ici sur un seul bailleur de fonds dont Enda savait qu’il était fortement susceptible de financer le projet : ce choix a favorisé dans ce cas une rapidité d’exécution dans la mise en œuvre des financements et diminue le coût de prospection pour une association de petite taille.

Bien que plus rares, les partenariats économiques avec des organismes professionnels du Nord ne sont pas à exclure, notamment dans le cadre de projets ayant une forte composante commerciale.

- ...qui a cependant ses limites.

Le choix d’un seul partenaire, bien qu’avantageux à plus d’un égard (souplesse de gestion, relation personnalisée et durable), présente toutefois un risque : lorsque celui-ci décide de se retirer du projet sans préavis, il faut pouvoir trouver rapidement des solutions de repli auprès d’autres bailleurs de fonds. Il faut donc veiller à s’assurer au préalable des capacités et de la volonté du partenaire à s’engager sur le moyen long terme avec votre association.

Un certain nombre de répertoires d'ONG du Nord et autres opérateurs d'aide ont été publiés au cours des dernières années. L'OCDE (Organisation de Coopération et de Développement Economiques) et Enda ont publié un répertoire des ONG d'Environnement et de Développement des pays du Nord qui est disponible auprès des organismes sus-cités.

Par ailleurs et dans le cadre de la préparation de Habitat II, l'OCDE a élaboré en 1996 un répertoire des ONG du Nord actives dans le domaine urbain. Il est également probable que des répertoires locaux ou des listes d'ONG et de structures d'aide existent dans votre pays.

Avant la recherche de financement proprement dite, la phase d’identification des instruments de financement est particulièrement nécessaire dans le cas des organismes de coopération bilatérale ou multilatérale qui disposent d'instruments de financements multiples.

La Commission européenne dispose ainsi de dizaines de lignes budgétaires dont un bon nombre sont accessibles aux ONG du Sud. Le PNUD, pour sa part, met en œuvre de nombreux programmes destinés exclusivement à financer les initiatives des structures associatives du Sud (ex : Afrique 2000, LIFE, Partenaires dans le Développement, etc.).

Au delà du cadre et des conditions de financement fixés par le bailleur de fonds, vous aurez toujours la possibilité de négocier les moyens financiers adaptés à votre travail et vos objectifs. Si vous souhaitez par exemple ralentir le nombre et le rythme d’actions soutenues au bénéfice d’un renforcement institutionnel, vous devez privilégier les instruments de financement appropriés ou faire-valoir ce choix auprès de votre organisme partenaire.

Certains instruments de financement sont décrits dans la première partie de ce guide. Vous pouvez obtenir des renseignements complémentaires en vous adressant aux représentations locales des agences de coopération, qui disposent en général de brochures de présentation des programmes, ou en écrivant aux sièges des organismes.

Les ONG qui ont des ressources plus limitées ont en général des instruments uniques de financement qu'elles orientent cependant en fonction de priorités thématiques, géographiques ou autres, dont vous prendrez connaissance dans les répertoires sus-cités ou directement auprès de l’ONG pressentie.

Une fois identifiés vos bailleurs de fonds potentiels et leurs instruments de financement, il s'agira de vous assurer que votre requête est éligible aux programmes de financement de l'opérateur d'aide.

En règle générale, les bailleurs de fonds définissent des critères en fonction desquels ils sélectionnent les projets finançables. On parle alors de critères d'éligibilité. Ces critères peuvent porter sur les caractéristiques institutionnelles de l’organisation porteuse du projet, sur des aspects thématiques ou géographiques, sur la nature des bénéficiaires du projet, sur la taille du projet, etc.

En général, les instruments financiers des agences de coopération sont réservés aux acteurs suivants ou à une combinaison de ces acteurs :

Ils sont destinataires de la majeure partie de l'aide publique au développement. En outre, dans de nombreux programmes et/ou pays, les ONG nationales ne peuvent recevoir de financements extérieurs qu'avec l'accord de leur gouvernement (c'est en particulier le cas pour les programmes de l’Union Européenne qui s'inscrivent dans le cadre de la convention de Lomé).

Un grand nombre de programmes établissent une distinction entre les ONG du pays donateur et les ONG du Sud. Les programmes de cofinancement d'actions de développement sont ainsi exclusivement réservés aux ONG du pays donateur. En revanche, bon nombre de programmes du PNUD sont réservés exclusivement au structures associatives du Sud.

Contrairement aux agences bilatérales ou multilatérales de coopération, les partenaires privilégiés et presque exclusifs des ONG du Nord sont les ONG et associations du Sud. La question de l'éligibilité de votre organisme ne se pose donc pas dans ce cas précis.

Les critères suivants sont importants à préciser.

Les domaines d'intervention des programmes bilatéraux ou multilatéraux destinés aux ONG du Sud ou accessibles à ces dernières sont en général définis de manière assez précise.

Exemple : dans le cas du programme LIFE du PNUD les thèmes prioritaires sont : la gestion des déchets solides et liquides inadéquates, la pollution de l’air et de l’eau, les zones d’habitat dangereuses, les problèmes d’environnement sanitaire, etc.

Dans le cas des ONG du Nord, la nécessité d'optimiser l'utilisation des fonds de l'organisme aboutit à la définition d'axes prioritaires d'intervention qui comportent des priorités thématiques. Il vous appartiendra de vous informer sur ces priorités.

Le critère géographique est déterminant dans la vérification de l'éligibilité de votre demande. En effet, rares sont les programmes ou les ONG qui ne fixent pas ou ne privilégient pas certaines zones d'intervention.

Exemple : toujours dans le cas de LIFE, le programme était, en 1994, opérationnel dans huit pays pilotes parmi lesquels le Sénégal.

En général, les organismes de coopération sont structurés selon une base géographique (départements géographiques encore appelés desks). Un procédé simple pour se renseigner si votre pays est bien éligible à des financements de la part d'un organisme est de s'adresser au département géographique couvrant votre région.

La taille de votre projet est également un élément déterminant dans l'acceptation ou le rejet de votre requête.

Certains programmes de financement définissent en effet des plafonds de subventions ; ces plafonds existent de manière implicite au sein des ONG.

De la même manière, de nombreuses lignes budgétaires ou programmes de coopération prévoient des niveaux plancher de subventions, cela de manière explicite ou implicite. Ces conditions imposées par l’organisme ont souvent pour but de minimiser le coût relatif d'instruction du dossier (coût d'instruction / montant de la subvention).

Outre les critères sus-cités, il arrive parfois que d'autres critères soient formalisés par l'ONG ou par le programme de financement. Nous pouvons citer à titre d'exemple :

Etude de cas N° 5 : Programme TRAMIL de promotion des plantes médicinales dans les Caraïbes

Présentation du projet

Le projet consiste à valider ou à infirmer des savoir-faire traditionnels médicaux et à encourager la diffusion des connaissances et l'usage des plantes médicinales auprès de populations défavorisées de manière à diminuer le coût de la thérapeutique médicamenteuse.

Le projet fournira les éléments rendant possible la culture des plantes dont l'usage est souhaité. Il vise prioritairement à parvenir à une prise en charge aussi large que possible des problèmes de santé par les populations défavorisées des quartiers urbains et des villages des Caraïbes qui participent à l’action.

Le programme TRAMIL a débuté en 1982 et est toujours en cours de réalisation.

A la recherche d’un bailleur de fonds ...

Au total, TRAMIL a dû être financé par une cinquantaine de bailleurs, chacun apportant un soutien financier partiel ou épisodique au projet. Nous citons ici les principaux bailleurs.

- La Fondation de France

Il s'agit du premier financeur du projet. Le responsable de TRAMIL avait connu la Fondation par la presse et avait envoyé en 1981 un dossier complet accompagné d’une version résumée de deux pages.

La Fondation a demandé aux responsables de TRAMIL de fixer leurs exigences minimales puis a accordé les 2/3 du financement. Les appuis de la Fondation de France ont toujours été partiels mais répétés. La Fondation a ainsi subventionné 2 ou 3 ateliers avant de mettre fin à son soutien en 1995. En matière de délais, la Fondation a toujours été relativement rapide dans l’instruction des demandes (jamais plus d'un an).

- La coopération française

A une reprise, la Coopération française a financé plusieurs aspects du programme (scientifique, diffusion...). Le ministère n’a cependant jamais renouvelé son financement. Un Fonds intercaraïbe de coopération (FIC) ayant été créé, le bureau des ONG a refusé de poursuivre la subvention de TRAMIL sous prétexte que le FIC devenait l’interlocuteur du projet. Or, le FIC ne finançait malheureusement pas les projets qui comportent des séminaires : le programme n'a donc pas pu obtenir son soutien.

- Le CCFD (Comité catholique contre la faim et pour le développement)

Le CCFD a soutenu le programme à trois reprises (40.000 FF). Le seul critère d’éligibilité pour le CCFD était que le projet ait pour objectif principal la diffusion populaire. Depuis, le CCFD a modifié sa zone d’intervention et s’est retiré de la République dominicaine.

- L'UNESCO

Cet organisme a subventionné TRAMIL pour un montant de 15 000 $ US. Les conditions d'éligibilité étaient toujours très contraignantes.

- Le CISP (ONG italienne)

Cette association n'a financé qu'une fois le projet TRAMIL pour un montant de 10 000 $ US.

- Autres organismes sollicités

Enseignements

C’est un cas très intéressant dans la mesure où les promoteurs du programme ont connu et connaissent encore d'importantes difficultés pour le faire financer.

- Les raisons d’un échec

- Les contraintes d’un multi-partenariat

Comme nous avons pu le constater, TRAMIL n'a jamais été financé dans sa totalité. Bien que nombreux, les bailleurs de fonds n'ont financé qu'une ou plusieurs tranches du projet, ce qui a fortement pénalisé le projet. La multiplicité des bailleurs est en effet beaucoup plus lourde à gérer.

Certains bailleurs, telle l'UE, disposent d’un guide explicitant les conditions générales de financement de l’organisme. D'autre part, des brochures de présentation des programmes sont publiées par la majorité des agences de coopération. Finalement, vous pouvez toujours vous renseigner directement auprès du siège de l'organisme ou auprès de son bureau de représentation.

En suivant les premières étapes du processus de recherche de financement, vous avez sélectionné un certain nombre d'organismes disposant d'outils de financement pour lesquels vous êtes théoriquement éligible.

Cependant, outre des critères formalisés et explicites, le financement de projets de développement est également soumis à des critères moins apparents et parfois subjectifs (exemples : contraintes budgétaires, crédibilité ou reconnaissance de votre organisme, positionnement politique ou idéologique de votre organisme, relations personnelles avec les décideurs, ... ).

Votre tâche consiste donc désormais à :

Vous devez trouver les arguments pour prouver à l’opérateur d’aide que votre projet est intéressant et utile et qu’il devrait donc le financer.

Il est conseillé au préalable de prendre contact (téléphone, rendez-vous ou courrier) avec l'organisme de manière à identifier la personne chargée au sein de l'ONG ou de l'agence de l'examen de votre projet (responsable géographique ou thématique).

L'objectif de ce premier contact sera :

L'objectif est également d'établir un contact direct avec une personne clé dans l'instruction de votre dossier. En effet, et comme nous le verrons plus loin, la qualité des relations entre le(s) promoteur(s) du projet et le(s) décideur(s) au sein de l'organisme de financement revêt une importance considérable.

Si votre projet est éligible et s’il rencontre l'intérêt du bailleur de fonds, il est probable que celui-ci vous demandera de lui faire parvenir, dans un premier temps, un résumé du projet.

En vue de renforcer votre demande et dans le cas où l'opérateur d'aide ne connaît pas encore votre organisation, il est conseillé d'accompagner le résumé d'un jeu de documents qui renforceront votre crédibilité et indiqueront au bailleur l'étendue de votre expérience (photos, articles de presse, lettres de références, rapports d'activité, rapports d'évaluation, films vidéo, dossiers-types de projets ayant déjà été financés, exemplaires de vos publications, etc.)

Un moyen utile pour amener le bailleur de fonds à être bien disposé à votre égard est de produire une recommandation d’un partenaire habituel de l’opérateur d’aide (ONG du Nord ou du Sud) ou d’organisations telles que le PNUD ou l’UE. De même, il peut être opportun de recueillir au préalable l’engagement financier d’un partenaire sur une partie ou une phase du projet présenté ; le cofinancement d’un projet qui engage plusieurs partenaires peut en effet rassurer un interlocuteur hésitant.

Quelques temps après l'envoi de vos premiers documents, il vous appartiendra en général de relancer la personne chargée de l'examen de votre projet. En règle générale, cette dernière vous indiquera rapidement si il y a lieu de fournir un dossier plus complet ou s’il vaut mieux renoncer à votre demande de financement.

En suivant la procédure indiquée ci-dessus vous aurez économisé du temps et de l'argent (les temps de préparation de dossiers complets et leurs coûts sont en effet considérables) ; vous aurez en outre engagé un dialogue avec un décideur qui, au milieu de la pléthore de dossiers qu'il instruit, saura vous identifier et pourra mettre un nom, un visage ou une voix (de préférence sympathique) sur votre dossier.

Etude de cas N° 6 : Promotion pour l’organisation de femmes en difficulté à Addis Abeba (Ethiopie)

Identification des bailleurs de fonds et prises de contact

- La responsable d’Enda Ethiopie a vu sa recherche facilitée par sa situation personnelle.

Elle a pu profiter de ses congés en Belgique payés par la coopération belge (les voyages étant à moindres frais). Elle a bénéficié de ses relations :

Ainsi, une présentation en Belgique de l’idée du projet à des personnes connaissant bien le milieu ONG belge a permis de connaître les bailleurs les plus réceptifs au point de vue d’Enda Ethiopie.

- Durant la phase initiale, la responsable a réalisé une recherche par lettre comportant :

Sur les 35 bailleurs contactés, 9 ont répondu, 3 lettres ont été retournées pour cause de changement d’adresse. LIVOS a répondu positivement et s’est déclarée prête à s’engager dans un programme mis en place par Enda Ethiopie. Le faible taux de réponse est lié au fait que les adresses du mailing ont été sélectionnées sans aucun critère et sans connaître l’aire géographique d’intervention de l’organisme

- Parallèlement à ce mailing, différentes rencontres ont eu lieu avec :

Suivi de la demande et instruction du dossier

(i) Avec Broederlijk Delen

- Démarches

Objet : Expliquer le type de projet qu’Enda voudrait soumettre.

Résultat : L’interlocuteur propose à Enda Ethiopie de formuler le projet en fonction de ce qui est estimé important.

Soumission pour commentaires au représentant de Broederlijk Delen en Ethiopie.

Apport de précisions et de modifications (budget) en fonction des observations faites par ce dernier.

Objet : Entretiens et visite de terrain.

Résultat : Discussions sur les activités envisagées dans le cadre du projet, mais également du programme à long terme d’Enda Ethiopie, de la situation dans le pays, du travail des ONG, de l’aide au développement, des femmes, de financements alternatifs etc.

Objet : Discussion portant sur les rubriques incluses dans le budget et sur la flexibilité envisagée au sein de chaque rubrique.

- Résultats

La chargée du Bureau Ethiopie informe la responsable d’Enda qu’elle soumettra le projet pour financement par Broederlijk Delen de la totalité du budget sur 3 ans.

Le financement du projet s’élève finalement à 1.143.300 Francs Belges (38.110 $US), entièrement octroyé par Broederlijk Delen. Le budget est financé pour partie sur fonds propres de Broederlijk Delen et pour partie par la Communauté Européenne qui a mis des fonds (" block grant ") à la disposition de Broederlijk Delen pour des mini-projets.

Le financement a été reçu 10 mois après avoir envoyé la proposition de projet de Broederlijk Delen à Bruxelles.

- Ce qui a plu à Broederlijk Delen :

(ii) Avec LIVOS

- Démarches

- Ce qui a plu à LIVOS :

- Ce qui a plu à NCOS :

Pour le NCOS, travailler avec Enda Ethiopie était un moyen d’intégrer Broederlijk Delen au groupe qui travaille sur le financement alternatif et dont Broederlijk Delen a jusqu’à présent refusé de faire partie.

Questions courantes posées par les bailleurs

Enseignements

Pour cette recherche de financement, les points qui apparaissent comme déterminants sont :

- L’importance des contacts directs, formels et informels et des rapports de confiance avec les responsables.

- La nécessité de bien maîtriser son projet, d’y croire, d’avoir des vues claires. Le fait d’avoir un point de vue propre et de s’y tenir procure une position de force, appréciée des bailleurs. Cela permet d’avoir une meilleure relation avec eux, de ne pas se positionner en tant que demandeur uniquement, mais également d’offrir quelque chose qui les intéresse.

- Tout comme certains bailleurs réalisent un travail d’éducation auprès du public qu’il sollicite pour obtenir des fonds, il ne faut pas hésiter à faire un travail de formation et d’information auprès des bailleurs pour les amener à mieux comprendre certaines questions relatives au développement du point de vue du Tiers monde.

- Une autre difficulté a été de trouver un bailleur qui accepte de financer un projet de recherche-action-formation comprenant essentiellement des frais de fonctionnement. Sinon une fois leur intérêt suscité, les démarches se sont déroulées sans problèmes.

Votre activité de recherche de fonds ne s’arrêtera pas le jour où un bailleur de fonds donné acceptera d’instruire votre demande. Votre dossier peut en effet être rejeté et il sera donc plus prudent de présenter ou de poursuivre les requêtes auprès d’autres bailleurs de fonds potentiels que vous aurez préalablement identifiés.

Vous avez par ailleurs un grand rôle à jouer lors de l’instruction des dossiers.

En effet, il est rare que les bailleurs de fonds se satisfont du dossier initial que vous leur faites parvenir. Dans la majorité des cas, il vous sera demandé des compléments d’information et des précisions sur la nature de l’action que vous comptez mener.

Il se pourrait en outre que certains décideurs émettent des réserves de nature à compromettre l’accord de financement. Dans ce cas, il vous faudra réagir rapidement en contrant les éventuelles critiques ou en proposant des améliorations au projet.

Une autre éventualité fréquente qui justifiera une intervention auprès du bailleur de fonds est le blocage de votre dossier pour cause de lenteur dans le processus d’instruction. Dans ce cas précis, un appel de votre part pourrait permettre de remettre votre dossier en selle.

Gardez donc le contact avec la personne chargée de l’examen de votre dossier. Vous pourrez ainsi suivre pas à pas l’évolution de la procédure d’instruction et serez en mesure de prévenir tout événement qui pourrait contrarier l’obtention de votre financement.

Finalement, durant l’instruction de votre dossier et si vous en avez les moyens, il sera toujours utile de prévoir un (ou des) déplacement(s) pour défendre votre projet auprès du bailleur de fonds. Parfois, les bailleurs (au Nord) prennent en charge vos frais de déplacements ce qui est une indication de l’intérêt qu’ils portent à votre projet. Si vous êtes en contact avec un organisme dans votre pays, les déplacements sont fortement conseillés et généralement appréciés par votre interlocuteur.

Etude de cas N°7 : Programme de valorisation agricole des déchets ménagers à Dakar (Sénégal)

Présentation du projet

L'équipe Enda-GRAF (Groupe recherche action formation) de Dakar dispose d'une expérience appréciable en matière de traitement et de valorisation des déchets urbains.

Compte-tenu des déficiences du système de collecte des déchets à Dakar et des besoins en matière organique exprimés par les maraîchers de la zone de Grand Yoff, un quartier périphérique de Dakar, Enda-GRAF a décidé de s'investir de manière plus opérationnelle dans les domaines de la valorisation des déchets au profit de l'agriculture urbaine.

Un projet a donc été conçu en relation avec des groupements maraîchers et des associations de jeunes du quartier de Grand Yoff avec lesquels l'équipe entretient d'excellentes relations.

Ce projet vise à encourager la collecte puis la valorisation de la fraction organique des déchets ménagers à Grand Yoff. Le projet prévoit la mise en place d'un centre de traitement des déchets (compostage) dont la production bénéficiera aux maraîchers de la zone de Grand Yoff. Le Centre servira également de lieu de formation pour les groupes de base et associations intéressés par la production de compost.

Les objectifs spécifiques du projet sont :

Formulation du projet

L'équipe de Enda-GRAF a donc élaboré une première proposition de projet décrivant le dispositif expérimental, les objectifs et la dimension de l'action, les lieux de son déroulement, etc..

Cette première proposition fut envoyée à la Délégation d’Enda en Europe. Au vu de la proposition, cette dernière s'est engagée à rechercher un financeur pour le projet. La Délégation a cependant proposé un certain nombre de modifications du texte du projet de manière à rendre celui-ci plus conforme au mode de présentation souhaité par les bailleurs de fonds. Ainsi, suite à un échange de fax et de courriers, une version remaniée est rédigée.

Suivi de la demande de financement et remaniements

Fin août 1993, une requête de financement est envoyée à la CCE (ligne environnement) par Enda-Délégation Europe.

Après examen du dossier par une responsable de la CCE et un entretien subséquent avec cette dernière, le dossier est jugé intéressant mais incomplet.

Un nouveau travail d'amélioration du dossier est donc entamé. Les termes de références de l'action sont formulés et le budget est remanié pour correspondre aux normes de présentation de la ligne budgétaire. Ce travail est réalisé en commun à travers un échange de fax et de courrier.

Le dossier est renvoyé à la Commission européenne fin décembre 1993. Enda Délégation se charge du suivi de la demande de financement. Ce suivi consiste principalement à relancer la personne en charge du dossier à la Commission. De janvier à avril, quatre relances téléphoniques sont effectuées. Il ressort des différents contacts avec Bruxelles que le projet a été introduit dans le circuit de l'inspection.

Le projet reçoit en novembre 1994 l'appui de la Commission européenne. Le processus a duré près de deux ans et l’instruction proprement dite près de 10 mois.

Enseignements

- Le suivi de la procédure d’instruction par une structure relais du Nord

Le fait que Enda Délégation soit une structure spécialisée basée au Nord a été déterminant dans l'obtention du financement. Un contact personnel a pu être établi entre Enda Délégation et les responsables de la ligne budgétaire. Par ailleurs, le suivi du dossier a pu être réalisé à moindre coût.

- Une collaboration fructueuse entre Enda GRAF et Enda Délégation en Europe pour la formulation du projet

Un dossier conforme aux exigences très pointues de la Commission Européenne a pu être élaboré. Les animateurs de Enda GRAF ont ainsi pu bénéficier d'un regard extérieur et d'un appui technique qui leur a permis de mieux formuler le projet.

Tout l'effort d'amélioration du dossier a été réalisé à travers un échange régulier de télécopies et courriers. Le courrier électronique a également été utilisé lorsqu'il s'agissait de communiquer des documents de taille importante. Ce mode de communication, souvent plus économique que le fax, évite de ressaisir les documents qui sont transmis d'ordinateur à ordinateur. (L'échange de disquettes peut également être recommandé pour les organismes ne disposant pas de modem).

Nous proposons, ci-après, quelques conseils pratiques pouvant être appliqués à tous les stades de la recherche de financement.

A tous les stades de la recherche de financement, il s’agira de suivre l’évolution de la requête en relançant périodiquement la ou les personnes chargées de l’instruction. Dans le même ordre d’idée, n’hésitez pas vous déplacer pour mieux défendre votre projet. Une limitation cependant : n’allez pas jusqu’à irriter votre interlocuteur en le relançant trop fréquemment.

Il sera utile, dans la mesure du possible, de privilégier le contact direct avec l'opérateur d'aide lors de votre recherche de financement. Les bailleurs de fonds aiment savoir qui ils ont en face d'eux (vous aussi d'ailleurs). Or, rien ne remplace l'entrevue pour bien "sentir" votre interlocuteur et pour communiquer de manière optimale. L'entrevue permet à cet égard de lever les incompréhensions, d'ajuster et de clarifier les attentes des participants, et d'échanger le maximum d'informations.

Par ailleurs, comme nous l'avons mentionné plus haut, la décision de financer un projet dépend de critères objectifs (formalisés ou non) mais aussi de critères subjectifs. Parmi ceux-ci, la relation personnelle que vous entretiendrez avec la personne chargée de l'instruction peut jouer un rôle déterminant dans l'obtention de votre financement.

Il est donc conseillé, si les moyens de votre organisme le permettent ou si vous êtes invité dans le Nord, d'effectuer une tournée de vos bailleurs de fonds potentiels. Ceux-ci sont en général toujours disposés à recevoir des représentants d’organisations du Sud. Il sera néanmoins préférable de prévenir les agences de votre arrivée.

Si vous êtes dans l'impossibilité de vous déplacer, vous pouvez proposer à l'organisme de venir vous visiter, par exemple lors de missions d'identification ou d'évaluation de projets que ce dernier sera amené à réaliser dans votre pays ou votre région.

Etude de cas N° 8 : Valorisation des métiers de femmes et d'employées de maison (Sénégal)

Présentation et formulation du projet

L'objectif de ce projet est d'améliorer les conditions de vie sociale, sanitaire et économique des employées de maison (Mbindanes) dans la banlieue de Dakar au Sénégal (alphabétisation, information sanitaire, mutuelle de sécurité alimentaire).

Le texte du projet, budget inclus, a été entièrement rédigé par l'animatrice de l’association ENDA qui regrette de ne pas avoir bénéficié d'une formation au préalable.

Identification des bailleurs de fonds et envoi des dossiers

Deux approches ont été suivies :

Bailleurs approchés de cette manière : CCFD, Fondation de France, Jeune Chambre Economique...

Relances et résultats

Après avoir obtenu ses rendez-vous, l'animatrice se déplace à Paris pour défendre son dossier.

- La Fondation de France : Rendez-vous avec la Fondation de France qui se montre surtout intéressée par les plus jeunes bonnes car elle dispose de financements pour l'enfant. A l'issue du rendez-vous, l'animatrice obtient des assurances de financement.

- Diverses ONG

Une ONG française propose un rendez-vous après relance par un membre de la Délégation européenne d’Enda. Elle n'avait cependant pas eu le temps d'examiner le dossier. Cette entrevue sera sans suite.

Une seconde ONG prend connaissance du dossier qu'elle juge " irréalisable et utopique ".

- CCFD (partenaire de longue date)

Deux bonnes sont invitées en France. Elles accompagnent l'animatrice au siège du CCFD où elles reçoivent un accueil très chaleureux (présentation à l'ensemble du personnel, cadeaux, etc.).

Le CCFD a apprécié que la requête s'adresse à un projet de femmes et qu'il soit présenté par une femme. Seules 4% des demandes présentées à cet organisme le sont par des femmes.

Le CCFD finance le projet, recommande d'autres financeurs potentiels et introduit des demandes de cofinancement auprès d'autres bailleurs de fonds (CCE, Ministère de la Coopération). En définitive, le CCFD prend en charge la recherche de fonds et le suivi des financements obtenus.

- Ministère français de la Coopération

Un dossier a été introduit auprès du Ministère de la Coopération. Ce dossier avait préalablement reçu le soutien du représentant de la Mission de coopération à Dakar. Une relance a été effectuée pour s'assurer de la réception du dossier.

Suite à l'envoi du dossier, l'animatrice a obtenu un rendez-vous avec les responsables concernés au sein du Ministère de la coopération. Au cours de cet entretien, les principales questions qui lui furent posées ont concerné la nature de l'enquête préalable et la méthodologie de terrain que l'animatrice comptait mettre en œuvre.

Les responsables du Ministère ont manifesté leur intérêt pour le projet en indiquant qu'il avait la particularité de cibler une catégorie socioprofessionnelle qui avait jusque là suscité peu d'intérêt. Ce financement a été obtenu un an après l'entretien.

Questions courantes des bailleurs de fonds

Lors de la présentation de ce projet, plusieurs questions sont revenues :

- Questions d’ordre général

- Questions de terrain

Enseignements

- Intérêt de rencontres directes entre les promoteurs d’un projet et les bailleurs de fonds

La visite de l’initiatrice du projet en France a été un élément déterminant dans l’obtention de financements pour l’action. Cette dernière a en effet su argumenter et convaincre les décideurs de l’intérêt et de l’originalité du projet.

En outre, et grâce à l'appui de la délégation, un financement permettant à deux jeunes bonnes de venir en France a été obtenu. Ces deux jeunes "Mbindanes" mandatées par leurs pairs ont pu directement expliquer aux organismes financeurs les objectifs de la requête ce qui a permis de mieux appréhender les besoins et a accru l'efficacité de la demande.

- Un soin particulier apporté à la présentation du projet

L’initiatrice de l’action a apporté un soin particulier à la présentation du projet qui s’est par ailleurs enrichie et améliorée au fur et à mesure des différentes présentations orales et écrites du dossier. L’utilisation de photos et de rapports narratifs incluant une explication claire sur l’utilisation du budget et sur le fonctionnement du projet ont également été favorablement accueillis par les donateurs.

Lorsque vous sollicitez un financement dans le Nord, la distance qui vous séparera du bailleur de fonds peut être un obstacle majeur à l’obtention du financement. Il vous est en effet difficile et coûteux d’effectuer des relances téléphoniques ou de rencontrer les personnes qui décideront de l’issue de votre requête.

Il est donc conseillé dans ce cas de faire appel à une structure associative du Nord (ou du Sud) qui pourra être un de vos partenaires ou une structure spécialisée. Cette structure pourra se charger des tâches suivantes :

D’autre part, la structure du Nord peut également jouer un rôle de garant de la bonne utilisation des fonds.

Etude de cas N° 9 : Construction d’un atelier de formation professionnelle et d’une crèche à Nova Iguacu (Brésil)

Présentation du projet

Le CECOM est un groupe de quartier de Vila de Cava, à Nova Iguaçu, Brésil. Il s’est constitué autour des activités de l’église de leur quartier (vaste : 66 000 habitants).

Le projet du CECOM part de l’analyse du problème des enfants laissés à leur propre gré lorsque leur mère travaille. Son action démarre en 1992, lorsque le CECOM reçoit d’une ONG brésilienne un terrain et une maison délabrée dans l’objectif de construire une crèche sur le terrain et de commencer des activités professionnalisantes dans la maison.

Cependant la maison était totalement délabrée et il est apparu indispensable de la réparer avant d’y installer un centre de formation professionnelle (coiffure, fabrication artisanale de tongs et informatique).

Partenariat avec une structure d’appui brésilienne

Ayant lu dans le journal un article sur les activités de Solidarité France-Brésil (SFB), une association brésilienne à but non lucratif, le CECOM décide de demander un soutien à SFB. Le projet présenté comprend alors la réfection de la maison et l’achat d’équipements pour donner des cours de couture, de tissage à des femmes du quartier.

SFB accepte d’apporter son soutien à ce projet dont le montant est évalué à 60 000 FF. L’aide apportée par SFB a porté sur la définition du projet et sa réalisation, mais également sur la mise en relation du CECOM avec d’autres associations. Ainsi, depuis 5 ans, SFB apporte un appui pédagogique et médical à ce groupe.

Formulation du projet

SFB a assisté le CECOM dans la rédaction d’un véritable projet susceptible d’être envoyé à des financeurs potentiels. Au cours de réunions, le CECOM a défini le pré-projet, puis la rédaction s’est réalisée en partenariat : SFB a fourni un modèle succinct que le CECOM a rempli puis le SFB l’a révisé pour éviter les erreurs et adapter la rédaction aux exigences des bailleurs. SFB a par ailleurs traduit le projet en français pour qu’il puisse être présenté aux bailleurs en Europe.

Identification des bailleurs et envoi des dossiers

- Une prise en charge par SFB

La recherche de financement a été faite par SFB en Europe et au Brésil. Notamment, la filiale de SFB basée à Paris a l’habitude de la collecte des fonds pour les opérations menées au Brésil ; quelques personnes sont chargées spécifiquement de ce genre de démarche.

Le dossier a été envoyé aux bailleurs potentiels par SFB qui se portait garant de la bonne utilisation des fonds, assurait le suivi du projet ainsi que la justification des dépenses réellement engagées et l’envoi de rapports finaux.

Dans un premier temps, le projet a été envoyé à quelques uns des partenaires habituels de SFB en Europe et à certaines entreprises brésiliennes : Fondation de France, Secours populaire français, Les amis des enfants du monde, Terre des hommes Suisse, Comex, BFB, IBM, Mesbla...

SFB a mis en relation le CECOM avec d’autres associations dès 1991-92 telle que Fé e alegria, une association brésilienne qui travaille dans le domaine des crèches et la formation pour les petits. C’est une association qui travaille avec SFB depuis longtemps et qui vient en complément des compétences de SFB (plus orientée sur la formation des adolescents).

- L’appui de Enda Tiers Monde

Par la suite, fin 1993, Enda Tiers Monde, grâce à sa connaissance des réseaux associatifs et des bailleurs de fonds en Europe, a présenté à SFB d’autres partenaires susceptibles d’être intéressés par ce type de projet. Il s’agissait principalement d’associations de personnel d’entreprise telles que :

Questions courantes des bailleurs de fonds

Les questions principalement posées à SFB lors de ses démarches ont porté sur :

Relances et suivi des pistes

- Les premiers financements privés (entreprises) obtenus fin 92

Dans un premier temps, des donations provenant de particuliers, d’entreprises brésiliennes (fonds privés destinés à financer la formation des jeunes au Brésil) et du Fonds Inter-religieux ont permis de recevoir en nature ou d’acheter les équipements nécessaires au démarrage des cours (machines à coudre, métiers à tisser, cuir...).

- Une longue attente (1 an) ...

En 1993, le projet a dû faire face à de sérieuses difficultés de financement. En effet, la plupart des bailleurs auxquels SFB avait soumis une demande de financement ont tardé à remettre une réponse qui, dans la plupart des cas, s’est révélée être négative.

Ces délais de réponse sont en partie dus au fait qu’un bon nombre d’organismes n’examinent les demandes de financement qu’une ou deux fois par an.

- Les premiers résultats avec Amis des enfants du monde (AEM): Juillet 94

Début 1994, les Amis des enfants du monde, suite à leur passage au Brésil pour suivre leurs programmes, ont informé SFB que le projet d’atelier de formation avait été accepté et que les financements seraient débloqués pour 1994, sous réserve d’un devis actualisé.

Un nouveau devis de 44.000 FF a été élaboré et envoyé aux Amis des enfants du monde qui ont donné leur feu vert en juillet. Les travaux ont donc commencé, SFB avançant les fonds qui ont été versés en juillet.

- La relance immédiate des autres bailleurs de fonds

Parallèlement, dès l’annonce du financement de l’atelier par les AEM, SFB a informé les autres associations. Le Fonds 1% accepte de financer le projet " crèche " pour partie, soit à hauteur de 20.000 Francs Suisses. En septembre, l’argent était versé sur le compte de SFB à Rio.

Fin août 1994, CDC Tiers Monde annonce à SFB Paris que le projet " crèche " est accepté pour partie, avec un financement à hauteur de 63.000 FF. Fin décembre 1994, la totalité de ce montant était débloquée. La construction de la crèche a pu ainsi démarrer en décembre 94 ; elle a été inaugurée en juillet 95.

L’association Europe tiers monde a informé SFB qu’elle ne finançait pas ce type de projet, mais leur a adressé ses critères au cas où ils auraient, dans le futur, un projet correspondant à leurs priorités (fourniture de matériel pour des projets de formation dans le domaines de l’artisanat ou de l’agriculture).

Par la suite, l’association Genève Tiers Monde leur fait savoir qu’elle connaissait actuellement des difficultés financières et qu’elle ne pouvait pas accepter de nouveaux partenaires.

Dans cette phase, l’activité de SFB a été primordiale, car à chaque accord passé, ils effectuent une relance systématique des autres bailleurs, leur expliquant l’état du projet et le financement qui manque encore.

A la quête d’une autonomie dans la recherche de partenaires et la conduite du projet

Le CECOM, fort de ses premières expériences avec SFB, a contacté de façon autonome d’autres associations (plus ou moins liées avec l’église italienne) : Vision mondiale, pour un parrainage collectif, CEAR (Centre oecuménique d’action et de réflexion), pour l’aide au développement du projet.

Les objectifs initiaux ont été revus : le CECOM a souhaité construire un centre communautaire plus grand et un second hangar est envisagé. Le CECOM compte alors 30 salariés dont 27 éducatrices engagées sur le projet, pour 350 enfants dans les crèches. L’extension du nombre de crèches est en négociation avec la mairie et des formations d’électricien, de plombier sont envisagées (extension des bâtiments). Dans ce cadre, SFB pense se retirer du projet pour n’effectuer qu’un léger suivi sur certains pôles particuliers (formation des adolescents...).

Enseignements

Cette étude de cas illustre l’intérêt pour les groupes de base et les petites associations de confier leurs opérations de recherche de fonds à des partenaires du Sud ou du Nord ; ces derniers peuvent jouer également un rôle de garant de la bonne utilisation des fonds et assistent le groupe de base dans la formulation et la présentation des dossiers, la formation initiale des éducatrices, la reformulation du projet et la coordination des actions. En outre, l’information des financeurs a été assurée par SFB qui durant les travaux, les a tenu informés de l’évolution des constructions, leur a fourni un rapport financier détaillé (avec copie des factures dans le cas du Fonds 1%), leur a envoyé différents documents illustrant l’action (photos, film, rapport d’activité).

Ici, l’aide initiale a permis à une association locale de prendre son envol.