Formulation d’un projet et principales étapes de la recherche de financement

 

LA FORMULATION DE PROJET

Généralités

Modèle-type de demande de financement

LES ETAPES DE LA RECHERCHE DE FINANCEMENT

Connaitre

Se faire connaître et faire connaître son projet

Suivre de près l'instruction du dossier de financement

Conseil pratiques

 

 

 

A. La Formulation de projet

Le document de présentation de votre projet est un document clé qui servira de support lors de l'instruction de votre dossier et jouera un rôle déterminant dans l'acceptation ou le rejet de votre requête de financement. Vous trouverez ici quelques conseils de présentation, sorte de "pense-bête" destiné à guider votre rédaction.

1. Généralités

a) Forme du document

Bien que le contenu de votre dossier prime aux yeux des bailleurs de fonds, la forme que vous adopterez pour présenter votre projet a une importance certaine. Un document relié et mis en forme sur ordinateur attirera certainement plus l'attention qu'un projet rédigé à la main et présenté sur des feuilles volantes.

Si vous ne disposez pas de matériel bureautique, essayez dans la mesure du possible d'utiliser le matériel d'amis, de partenaires ou du bureau ONG du PNUD qui est censé apporter une aide logistique aux ONG. Si vous êtes contraint d'utiliser la forme manuscrite, faites le savoir au bailleur de fonds et soignez l'écriture du dossier...

b) Contenu du document

De nombreuses agences fournissent un modèle de rédaction type pour les projets. Vous trouverez en annexe plusieurs modèles-type de dossiers de financement :

· deux modèles de présentation de projet de la Commission européenne (cofinancement et ligne budgétaire "Environnement"),

· un modèle des ministères de la Coopération et des Affaires Etrangères Français,

· deux modèles demandés par le PNUD pour un financement CGAP.

De nombreux bailleurs de fonds ne réclament pas des dossiers aussi complets que ceux proposés en annexe. Cependant, gardez à l'esprit qu'une présentation détaillée de votre projet vous aidera à mieux préciser votre action et / ou à déceler certaines faiblesses ou incohérences qui vous avaient échappé dans un premier temps. S’il est vrai que ce qui se conçoit bien s'énonce clairement, il est également exact que ce qui s'énonce clairement se conçoit clairement.

Certains bailleurs de fonds exigent souvent une planification des activités qui n’est pas toujours aisée à élaborer pour les ONG du Sud dont l’environnement est très volatile et qui adoptent souvent des démarches de recherche-action. Nanmoins, un effort de programmation de vos activités ne devrait pas nuire à votre projet.

Il est également recommandé de veiller à ce que :

· la nature des projets soit en cohérence avec la politique de développement nationale,

· les montants sollicités soient en adéquation avec vos capacités d’actions,

· le suivi, l’évaluation et la capitalisation soient pris en compte dans le projet.

c) Taille du dossier

Compte-tenu de la multiplicité des dossiers reçus par les agences d'aide, il est déconseillé de présenter un document trop volumineux. Prévoyez donc de subdiviser votre document en trois parties :

· une partie " résumé du projet ". Le résumé sera utile aux personnes n'ayant pas le temps de lire l'ensemble du document ; il devra également servir "d'accroche" , c'est-à-dire qu'il devra susciter un intérêt pour votre projet et donnera au lecteur l'envie de découvrir le texte principal.

· la partie principale". Elle est décrite ci-après. Un petit projet peut se tenir en quatre pages, un projet moyen en une dizaine et un programme plus important en une vingtaine de pages voire plus.

· les annexes", qui comprendront des informations utiles mais secondaires. Les annexes peuvent être largement plus volumineuses que le texte principal.

2. Modèle-type de demande de financement

a) Titre de l’action, sommaire et résumé

Le titre de l’action doit de préférence comporter la thématique et la zone géographique.

Le sommaire permettra au bailleur de localiser les parties du texte qui l'intéressent, mais lui permettra également (dans le cas où il ne vous aura pas imposé un plan spécifique) de visualiser l'architecture, la logique de votre projet.

Essayez de résumer la situation actuelle, la problématique, les objectifs, les actions à mener et les résultats attendus.

b) Présentation de l'opérateur et des partenaires du projet

Essayez de préciser les éléments suivants :

· Serez-vous le bénéficiaire du financement ?

· le nom exact de votre organisation avec l'adresse et le nom du principal responsable ; votre date de création.

· votre statut juridique : association, coopérative, groupe de base... ;

· votre structuration (Bureau, Conseil d'administration), vos effectifs (salariés et bénévoles) et le nombre de vos adhérents ;

· votre capacité financière approximative (budget annuel, etc.) ;

· vos partenaires habituels ;

· vos principaux domaines d'interventions et vos objectifs ;

· votre expérience (autres projets réalisés, etc.).

S’il y en a, les partenaires du projet doivent être présentés. Ils regroupent les autres associations impliquées dans le projet, les autorités locales ou nationales, les institutions de recherche, les autres bailleurs... Attention, certains bailleurs peuvent demander à ce que votre projet reçoive l'aval des autorités locales compétentes.

c) Description du projet

(1) Contexte et étude de l’environnement externe

Théoriquement, on ne devrait pas démarrer une action sans avoir acquis une connaissance approfondie du milieu naturel, humain, économique, sur lequel le projet va intervenir. Il s’agit en particulier de déterminer, en lien avec les populations concernées :

· le lieu de l’action et la problématique de la zone,

· quelle est la situation de départ,

· si l’action a été précédée d'autres opérations,

· quel est l’environnement économique et culturel,

· les facteurs favorables et les facteurs limitants,

· les potentialités humaines et financières de la localité ou la région.

(2) Objectifs du projet

Interrogez-vous ici sur les buts recherchés par le projet. Exemple : augmenter les revenus des femmes ou du groupe cible ; créer des emplois...

Attention : il faut veiller à bien distinguer les objectifs et les moyens (ou activités). Ainsi la sensibilisation de la population peut être un moyen pour atteindre les objectifs d’un projet environnemental, mais elle peut constituer un objectif dans un projet d'éducation.

(3) Bénéficiaires du projet

Il faut déterminer :

· a qui le projet va bénéficier de manière indirecte ou de manière directe ;

· le nombre de bénéficiaires ;

· la qualité des bénéficiaires (ex : femmes, jeunes, artisans, groupes de base, ...).

(4) Moyens

Ce sont les ressources nécessaires à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs. On distinguera les moyens physiques (bureautique, équipements, véhicules, etc.) et les moyens humains (coordinateurs, animateurs, formateurs, secrétaires, etc.).

(5) Résultats attendus

Ce sont les principales réalisations du projet. Les résultats attendus doivent être en adéquation avec les objectifs du projet.

Exemple : nombre d'emplois créés, nombre de branchements d'assainissement, nombre de stages de formation et de personnes formées, etc.

d) Organisation du projet

Elle vise la clarification des éléments suivants :

· Avec quels types d'acteurs et suivant quelle méthodologie et stratégie le projet sera mis en œuvre ?

· Qui sera responsable de la gestion du projet ?

· Quelles seront les instances de contrôle ? Afin de permettre de suivre la progression du projet dans le temps, il est recommandé de joindre un échéancier, qui sera suivi de près par les bailleurs.

e) Suivi et évaluation

Le suivi permet tout au long du projet de s'assurer et de vérifier le bon déroulement du projet et en particulier des activités prévues dans l'échéancier.

L'évaluation mesure, de manière ponctuelle, le degré de réalisation des objectifs initiaux du projet et donc l'impact de ce dernier. Les fonctions de suivi et d'évaluation sont utiles pour analyser les difficultés rencontrées par un projet et donc pour procéder à des réorientations éventuelles. En présentant votre projet, il est donc important de définir au préalable comment vous comptez effectuer le suivi et l’évaluation de votre action.

Souvent ignorée par les ONG, qu'elles soient du Nord ou du Sud, l'évaluation est utile à deux titres. Pour l'ONG du Sud, elle constitue une opportunité pour dresser un bilan sur les approches et les méthodes utilisées dans la mise en place du projet. Pour l'agence d'aide, l’évaluation permet de mieux connaître le déroulement du projet et les conditions d’utilisation du financement. Le rapport d’évaluation (ou d’activités) doit en effet indiquer les résultats concrets obtenus par le projet et notamment ses conséquences socio-économiques pour les bénéficiaires.

* Remarque

Les rapports d'activités intermédiaires (rapports de suivi et rapports financiers) sont généralement exigés par le bailleur pour les projets pluriannuels. Pour les projets de courte durée, on peut privilégier une simple évaluation-bilan en fin de programme. Notons qu’une bonne gestion administrative et financière constituent des éléments de crédibilité d’une ONG.

f) Perspectives et risques du projet

Il convient de décrire ici les mesures qui seront prises pour que le retrait du projet ou l'arrêt des financements ne nuise pas aux actions engagées et ne compromettent pas les résultats acquis par le projet.

En d'autres termes, il s'agira de vérifier la durabilité et la pérennisation des actions engagées (autonomie technique et financière du projet à terme).

Par exemple, il est souvent nécessaire de veiller au transfert de compétences aux bénéficiaires (maintenance des équipements, compétences techniques, capacités organisationnelles) pour éviter que le départ de l'opérateur ou le tarissement des financements ne compromette l'action.

Il s'agit aussi de déterminer les risques encourus dans la mise en œuvre du projet. Exemple : blocages administratifs, conflits locaux, obstacles socioculturels. On indiquera la manière dont on espère minimiser l'incidence de ces risques. Notons cependant que la majorité des projets rencontrent des difficultés imprévues et que c'est donc la capacité de réagir à ces difficultés qu'il importe de renforcer.

g) Analyse financière

Joignez un budget prévisionnel à votre dossier.

L'élaboration du budget est une étape importante dans la mise au point de votre projet. La quantification des dépenses prévues pour la mise en œuvre de l'action permet de vérifier la cohérence du projet et complète utilement le texte de présentation.

Le budget donne ainsi une idée de la taille du projet, du nombre de personnes rémunérées ou de leur niveau de rémunération. Il permet de préciser les types d'actions envisagées par le projet et renseigne sur les priorités que se fixent ses concepteurs.

L'examen du budget permet donc de jeter un autre éclairage sur le projet.

L'élaboration du budget du projet doit donc retenir toute l'attention des rédacteurs. Il s'agira notamment de veiller à la conformité entre le texte du projet et la partie financière ; toute action décrite dans le texte doit se traduire par des dépenses qui doivent apparaître dans le budget. Réciproquement, les dépenses contenues dans le budget doivent être expliquées d'une manière ou d'une autre dans le texte.

Une des erreurs les plus fréquentes commises lors de l'élaboration des budgets est l'omission de postes budgétaires. Or, une fois le budget approuvé par le bailleur de fonds, il est généralement très difficile de réclamer des rallonges budgétaires pour tenir compte de ces oublis. Il est nécessaire d’intégrer au budget les frais généraux tels que les charges de fonctionnement de l’Ong, pour ne pas mettre en cause une partie, voir la totalité du projet.

Outre l'apport demandé au bailleur de fonds, on n'oubliera pas de mentionner (en volume et pourcentage) :

· la contribution propre du demandeur ou des populations bénéficiaires de l'action (Ex : apport en travail, bénévolat, utilisation de locaux, d'équipements, fonds propres, etc.),

· l’apport (éventuel ou déjà acquis) d’autres donateurs.

Il s'agit toujours de faire preuve d'une grande rigueur dans l'élaboration du budget. Toutefois, il est fort probable que le budget présenté doive être remanié en fonction des indications données par le (ou les) bailleur(s) (plafond de subventions, postes budgétaires non pris en charge par le bailleur, etc.).

Le lecteur pourra également se reporter à d'autres exemples de budgets tel celui présenté en annexe qui est fourni à titre indicatif et qui a été retenu en raison de son caractère exhaustif.

h) Annexes

Un certain nombre de documents joints en annexe peuvent servir à renforcer votre demande et éventuellement à mieux vous faire connaître. Parmi ceux-ci :

· les rapports annuels d'activités et les bilans de votre organisme ; les rapports d'évaluation de projets,

· les lettres de recommandations et des références diverses,

· des articles de journaux, des photos, etc.

· les curriculum vitae des responsables du projet,

· des cartes géographiques pour préciser le lieu du projet.

 

Etude de cas N° 2 : Promotion pour l’organisation de femmes en difficulté à Addis-Abeba (Ethiopie)

Justification du projet (contexte national)

A Addis-Abeba, l’explosion démographique a fait passer le nombre d’habitants de 1,5 millions à 3 millions entre 1991 et 1993. Cet essor faisait suite au changement de Gouvernement de mai 1991 qui a entraîné la démobilisation de l’armée et, de ce fait, un reflux de réfugiés provenant de l’Erythrée ou d’autres régions où l’ethnie dominante n’était pas la leur (conséquence de la " politique ethnique " adoptée par le gouvernement actuel). Pour la période 1993 - 1998, la croissance urbaine est estimée à 6,4%.

Suite à la démobilisation de l’armée notamment et à la mise en place d’un programme d’ajustement structurel, la situation de l’emploi s’est aggravée et la population s’est appauvrie : la Banque Mondiale estime que 60% de la population vit en dessous du seuil de pauvreté. Une seconde donnée alarmante est le rapport de dépendance (fraction de la population économiquement dépendante de la fraction productive) qui est estimé à 79%.

Enfin, la hausse considérable des loyers s’est d’une part traduite par une augmentation du nombre de personnes devant se partager un même espace et d’autre part par l’aggravation des conditions de vie des couches défavorisées de la population urbaine.

Présentation du projet

Enda Ethiopie, fondé en 1995, a commencé son activité avec un projet conçu sur une recherche-action-formation qui, à terme, doit permettre le développement de quartiers d’Addis-Abeba. Une demande de fonds destinés à la mise en place de caisses de crédit par les groupes cibles a également été formulée.

La population cible

Ce sont : les femmes démunies, essentiellement chefs de ménage mais aussi quelques épouses et quelques jeunes filles ayant terminé l’école et cherchant à venir en aide à leur famille. Pour information, on estime que la proportion de femmes chefs de ménage représente entre un tiers et la moitié des ménages.

Les objectifs du projet

· Soutenir les efforts déployés par des femmes démunies pour s’organiser, entreprendre des actions visant à se procurer un revenu régulier (court terme), gérer ces actions et améliorer la vie dans le quartier (long terme).

· Accompagner des groupes de femmes démunies de manière à ce qu’elle cherchent et trouvent elles-mêmes des solutions aux problèmes qu’elles rencontrent dans leur environnement quotidien.

Les partenaires du projet

Le dispositif mis en place fin 1995 s’articule entre une collaboration d’Enda Ethiopie avec les bureaux concernés du ministère de l’agriculture (dont les monitrices travaillent dans les différents districts de la ville) et un accord avec les kebelés (comités de gestion de quartiers) intéressés.

Les kebelés et bureaux zonaux du ministère de l’agriculture de la région 14 sont les partenaires du projet, ainsi que des associations de femmes, et selon les groupes, la faculté de biologie, une ONG locale, les grands commerçants du Merkato (recherche de débouchés pour les produits artisanaux), et des jeunes entrepreneurs.

Résultats du projet

Après plus d’un an de fonctionnement (dont 3 mois avec des moyens assez conséquents), les résultats sont les suivants :

Un groupe de femmes est en passe de légaliser l’association qu’elles ont formée. Ce groupe va démarrer des activités rémunératrices (production de denrées alimentaires, de linge de table et literie, produits de tissage..) avec des fonds apportés par l’ambassade de Belgique à Addis-Abeba. Elles ont été amenées à contacter différents niveaux administratifs, à discuter avec eux pour défendre leur point de vue, à prendre des décisions concernant l’organisation du travail au sein du groupe et à fournir des documents nécessaires pour recevoir les fonds obtenus.

Un groupe de quelques jeunes filles met en place actuellement une micro-entreprise de production de champignons : recherche de locaux, d’accès d’eau ...

Formulation du projet

La responsable d’Enda Ethiopie, seule et sans formation complémentaire, a mis à peu près 7 mois pour formuler le projet. Ce délai correspond à la fois au temps nécessaire pour mieux cibler la conception initiale (prise de conscience que le projet n’étant pas associé à une action concrète, aucun bailleur ne soutiendrait le projet) et au temps mis pour rencontrer un bailleur de fond allant dans le sens du projet souhaité.

A l’origine, l’idée était de demander un financement qui permettrait à Enda Ethiopie de travailler en milieu urbain avec n’importe quelle population susceptible de s’engager dans une action d’amélioration de son environnement. Mais, finalement, le projet se tourne plus précisément vers une population de femmes démunies.

Pour élaborer le texte du projet, la responsable s’est essentiellement basée sur le manuel " Towards greater financial autonomy " de F. Vincent et P. Campbell publié par l’IRED (langage clair et concis, explication des sections à inclure dans une demande de financement et des informations à fournir, exemples pratiques, erreurs à éviter, conseils pertinents).

Les difficultés rencontrées sont liées à l’éloignement, au manque d’échanges, aux décalages entre ce que certains bailleurs disent vouloir et ce qu’ils veulent réellement, aux exigences de certains bailleurs de fonds quant aux types de projets qu’ils veulent financer, aux désaccords liés à la conception parfois désuète de certains bailleurs sur les actions nécessaires pour favoriser le développement.

Il faut noter la particularité de la formulation de ce projet : il fallait convaincre le donateur que le fait de recevoir des propositions de projets formulés par les " bénéficiaire " nécessitait de travailler avec eux, et donc de disposer d’un certain nombre de moyens.

La formulation du projet n’a donc pas vraiment suivi l’ordre " normal " d’une demande de financement : il s’agissait d’abord et avant tout de faire accepter un certain point de vue, en s’appuyant sur un raisonnement qui reprenait les thèses avancées par les bailleurs de fonds eux-mêmes.

Cette approche a été grandement facilitée par l’attitude adoptée par Broederlijk Delen, une ONG belge contactée. Celle-ci n’a pas de modèle-type de présentation des demandes de financement, mais invite les ONG qui la sollicitent à formuler leur projet en fonction de ce qu’ils estiment important. C’est ensuite Broederlijk Delen qui se charge de reformuler le projet soumis en fonction du modèle applicable.

Notons que le projet a dû être reformulé suite aux exigences d’un autre bailleur de fonds.

La conception du budget

Le budget a été conçu en prenant en considération les besoins les plus essentiels d’Enda Ethiopie pour pouvoir entamer un programme de recherche-action-formation et pour disposer d’un fonds de crédit. Des informations ont été collectées sur les prix courants en ville, les salaires pratiqués dans diverses organisations gouvernementales et non gouvernementales à Addis-Abeba. La responsable a cherché à éviter de gonfler les coûts en les serrant au plus près. Ce faisant, seul le strict nécessaire a été pris en compte, ce qui a eu pour conséquence l’omission de certains postes tels que les frais d’administration et de coordination.

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