Evaluation: Justification, critères et mise en œuvre

1. Justification

Pourquoi évaluer ? La réponse à cette question met en évidence trois enjeux majeurs :

• La qualité des actions engagées :

En rapprochant les résultats des objectifs de départ et en vérifiant le bien-fondé des choix stratégiques initiaux, les associations gagnent en pertinence et en efficacité. Elles améliorent dans le même temps leurs compétences individuelles et collectives.

• La transparence vis à vis des différents interlocuteurs :

Les adhérents, les donateurs, les bailleurs de fonds ont ainsi accès à une information claire et précise décrivant le chemin parcouru. Par ailleurs, les partenaires locaux, au nord comme au sud, ont une meilleure appréhension des effets de l'action entreprise.

• Un élément de bénéfice collectif :

Les résultats des évaluations, s'ils sont capitalisés et diffusés, deviennent des outils de renforcement de l'expérience des ONG. L'évaluation du projet d'une ONG donnée apporte en effet des informations précieuses à d'autres associations travaillant dans un domaine ou une zone proche. La capitalisation du savoir contribue à enrichir la réflexion globale de l'ensemble des acteurs et accroît la crédibilité des organisations de solidarité internationale auprès des pouvoirs publics.

C'est donc pour mener à bien ce type d'exercice qu'est mise en place, avec le Ministère des Affaires Etrangères, une ligne de cofinancement d'évaluations.

2. Critères

Les évaluations soutenues par le F3E ont trois caractéristiques : elles sont rétrospectives, externes et de conseil.

• La mention de rétrospectif est précisée pour bien se distinguer de ce que le vocabulaire anglo-saxon qualifie d'évaluation "ex-ante" et aussi du suivi évaluation. Il s'agit pour le F3E d'inciter les ONG à engager des évaluations a posteriori sur leurs programmes et projets, en fin de phase ou au terme de l'action.
• Pour le F3E, la sérénité nécessaire à une démarche d'évaluation demande que celui ou ceux qui la pratique(nt) soi(en)t totalement externe(s) au projet à évaluer. D'où une exigence d'indépendance de l'intervenant.
• Enfin, la mention de conseil constitue une caractéristique déterminante. L'évaluation commanditée par le F3E est déclenchée à la demande et sous la responsabilité de l'ONG maître d'ouvrage de son projet. Elle ne constitue pas une démarche d'audit de la part d'un bailleur de fonds. En conséquence, c'est bien un conseil que l'ONG est en droit d'attendre de l'exercice d'évaluation. Ceci ne signifie pas pour autant que l'évaluateur s'empêche de contrôler la réalité des engagements humains et financiers de l'ONG sur son projet. Cela n'empêche pas non plus l'évaluateur de produire des conclusions critiques.

3. Mise en œuvre

a. Le dossierTout dossier d'évaluation est présenté au F3E, par l'organisme demandeur, membre adhérent du Fonds. Le dossier comporte :

• des renseignements sur le pays concerné et sur l'action qui y est actuellement menée par le demandeur,
• la présentation détaillée des objectifs de l'évaluation, des hypothèses à vérifier, des termes de référence et de la méthode.
• les délais estimés pour sa réalisation,
• les coûts détaillés et le plan de financement.

Le Secrétariat Technique vérifie avec le demandeur la conformité du dossier avec les objectifs et règles de fonctionnement du F3E. Il travaille avec lui, le cas échéant, à certains aspects de la formulation de l'étude. Le demandeur fournit une version finale en 1 exemplaire dans un premier temps, qui sera complété de 4 autres exemplaires après validation par le Bureau (pour diffusion en vue du Comité d’Examen).

b. RecevabilitéLes conditions de recevabilité sont rappelées ci-dessous :

• appartenance au F3E (cotisation à jour),
• intégration des frais de dossier et du cofinancement (8% et au moins 20%),
• indépendance de l'évaluateur.

c. DécisionL'obtention du cofinancement passe par deux étapes.

1. Examen par le Bureau du F3E. Celui-ci étudie chaque demande de cofinancement et rend une décision sur la recevabilité de la demande. En cas de rejet, une décision motivée est transmise au demandeur. Le Bureau peut aussi accepter un dossier sous réserve d'un ensemble de conditions qu'il lui revient d'expliciter. Le Bureau peut enfin accepter un dossier tel que présenté en assortissant sa décision de commentaires.
2. Comité d'examen. C'est l'ultime phase de décision, prise conjointement avec les bailleurs de fonds du F3E. Le Comité d'examen réunit le Bureau et les représentants des pouvoirs publics bailleurs. Chaque dossier a fait au préalable l'objet d'un avis des services techniques et/ou déconcentrés de l'administration (ambassades, missions de coopération). La décision finale est recherchée sous forme de consensus, un droit de veto pouvant être formulé par les représentants des pouvoirs publics et par le président du F3E.

d. Convention de mise en œuvreEn cas de décision favorable, une convention est passée entre le demandeur et le F3E pour la mise en œuvre de l'évaluation. Le principe de cette convention est guidé par les deux préoccupations suivantes :

• Dans le cas général, le F3E se trouve en position de commanditaire de l'étude prévue. En conséquence, il se doit de clarifier avec l'organisme demandeur le champ de responsabilité de l'un et de l'autre et s'accorder sur la façon dont l'étude va être conduite.
• D'autre part, le F3E a pour mission d'être plus qu'un simple guichet délégué pour distribuer des ressources complémentaires aux acteurs non-gouverne-mentaux. Il entend faire avancer la réflexion collective sur les méthodes de travail et dialoguer avec ses membres impliqués dans des évaluations. Cette convention permet d'expliciter les conditions de ce dialogue et de ce suivi.

Dans ce double souci, la convention passée pour chaque évaluation vient spécifier :

• l'objet de l'étude, ses termes de référence, les résultats attendus,
• les attentes explicites du F3E,
• le plan de cofinancement et le délai de réalisation,
• les modalités de suivi et de valorisation de l'étude.

e. Aspects financiersPour accéder au cofinancement du F3E, le demandeur devra apporter sa contribution financière à trois étapes.

• Il devra d'abord s'acquitter d'une cotisation annuelle au F3E. Celle-ci, fixée par l'Assemblée Générale, est de 3 000 FF pour l’année 1999. La cotisation permet au demandeur d'être membre de l'association, de participer à ses instances et d'accéder à tout moment à des cofinancements. Elle contribue au fonctionnement du Secrétariat Permanent de l'association.
• Au cas où un dossier d'étude est accepté par le Comité d'Examen, le demandeur verse au Fonds des frais de dossier. Ils sont calculés de la façon suivante : 8% du budget global de l'étude avec un plancher de

3 000 FF et un plafond de 20 000 FF. Ceux-ci viennent par ailleurs alimenter le fonds de péréquation de l'association, lui permettant d’intervenir dans le financement complémentaire d'études (à hauteur de 10% maximum, avec un plafond de 15 000 FF).

• Enfin, le demandeur participe au financement de son évaluation pour un montant minimum de 20 % du budget de l'opération. Cette contribution doit apparaître clairement dans le plan de financement.

Le F3E souhaite instaurer la meilleure transparence dans les relations financières avec ses partenaires. Ceci passe par une clarification des coûts liés à l'étude qui doivent être estimés au plus près de la réalité des charges supportées par le demandeur. Les prestations incluent des frais directs de personnel et des frais de structure et doivent pouvoir être justifiées. De la même façon, les temps d'intervention doivent faire l'objet d'une évaluation raisonnable et être vérifiables.

Concernant le cofinancement apporté par le F3E, celui-ci est dans le cas général mis en œuvre directement par le Fonds. Les modalités d'avance, l'échéancier de paiement ainsi que les exigences de justifications sont explicités dans la convention passée entre le F3E et le demandeur.

f. ValorisationUne fois l'étude analysée, acceptée, financée et réalisée, reste pour le F3E une étape essentielle : la valorisation ultérieure auprès d'autres acteurs de coopération. En effet, le F3E considère que toute étude effectuée avec son soutien doit produire un bénéfice collectif en étant diffusée vers ceux de ses membres dont les préoccupations rejoignent les termes de celle-ci.

En conséquence, le demandeur doit, dès le départ confirmer son accord pour que l'étude produite soit diffusée. De plus, le rédacteur de l'étude doit inclure dans son rapport un résumé du document qu'il transmet à l'ONG et donc également au F3E. L’ONG fournit un texte de commentaires sur le document qui lui a été remis. Enfin, un an après la remise du rapport au F3E, l’association est impérativement tenue de faire connaître au F3E les suites données à l’étude en répondant à un questionnaire qui lui est adressé.

Décembre 1999.

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Horizon Local 1997 - 2000
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