Etude préalable
Définition de l'étude préalable
Définition de l'activité économique pour le F3E

1. Définition de l’étude préalable

a. Pourquoi réaliser des études préalables ?

La création ou le renforcement d'activités productives, au bénéfice des populations des PED est depuis un certain temps déjà un champ de coopération entre les ONG du Nord et leurs partenaires du Sud. Cette volonté d'interférer dans la sphère du développement économique trouve plusieurs explications.

La première tient à l'existence d'un lien étroit entre développement économique et développement social, qui conduit les ONG à s'intéresser au premier pour favoriser le second.

La deuxième raison est liée aux exigences croissantes, dans les pays du Sud comme dans les nôtres, de répondre par la création d'activités économiques au besoin d’emplois nouveaux. La politique de désengagement des Etats qui aboutit à la suppression de nombreux postes dans la fonction publique et dans les entreprises d'état, rend cruciale la création de centres d’emplois.

La troisième est la volonté des ONG de contribuer à un certain type de développement économique, qui prend en compte les besoins du développement local et donne accès à la sphère économique à ceux qui en sont d'avance exclus.

Cette volonté partagée par des ONG du Nord et du Sud de promouvoir une économie locale, mieux maîtrisée par des acteurs économiques de terrain demande de pratiquer des investigations qui seront nouvelles aux unes et aux autres :

• conduire des analyses socio-économiques locales et régionales visant à repérer les potentiels valorisables dans les économies familiales (au niveau villageois ou urbain) et à déterminer leurs avantages comparatifs,
• identifier les porteurs d'initiatives, les dispositifs d'appui et/ou de financement existants, mobiliser efficacement l'environnement des producteurs,
• concevoir, le cas échéant, un cadre d'animation, les outils de financement et les structures d'appui aptes à développer les activités économiques projetées.

C'est pour mener à bien ce type d'activité, en coopération avec des partenaires locaux qu'est mise en place, avec le Ministère des Affaires Etrangères, une ligne de cofinancement d'études préalables pour des projets productifs.

b. Qu’est-ce qu’une étude préalable ?

L’étude préalable est envisageable selon 4 critères principaux :

• L’étude préalable peut tout d’abord se définir par ce qu’elle n'est pas. Une étude préalable n’est ni une mission d’identification ni une mission d’expertise. L'identification vise à repérer des partenaires et la faisabilité d'un projet avec ceux-ci. L'expertise est une intervention ponctuelle destinée à conseiller des opérateurs sur un aspect technique d'un projet.

• La place qu’occupe l’étude préalable dans le cycle du projet constitue donc un second élément déterminant. L'étude préalable vient après une étude de préfaisabilité ou d'identification, phase que le F3E ne finance pas. L'étude préalable a une fin marquée par la constitution d’un dossier de demande de financement pour le projet envisagé, prenant appui sur les conclusions de l’étude.

• L’étude préalable possède des caractéristiques propres qui la différencient clairement d’autres étapes du projet. L’étude préalable est une analyse permettant de vérifier la viabilité technique, économique et sociale d'une activité à caractère productif ou de service, dont l'objectif consiste à créer des revenus pour ses bénéficiaires. Les activités productives locales envisagées devront générer à long terme, les ressources nécessaires à un fonctionnement autonome et constituer un apport notable au développement régional du pays concerné.

L’étude préalable permet donc d'identifier les conditions de développement de ces activités : étude des marchés des produits et services, viabilité technico-économique du projet, compétences disponibles/requises, outils et moyens de financement de l'activité, impact social.

Elle doit aussi fournir des indications précises pour le projet à mener : objectifs, méthodes et moyens, risques et contraintes, estimation des domaines et besoins d'appui...

• L’étude préalable suppose enfin la mise en œuvre de plusieurs moyens humains.

• Le demandeur :

• est un acteur français de coopération non gouvernementale,
• est membre du F3E,
• sera responsable de la mise en œuvre du projet envisagé, seul ou en association avec d’autres acteurs du développement, extérieurs au pays d’intervention ou originaires du pays.

• Le partenaire :

Le partenaire est un acteur de développement du pays d’intervention, association, coopérative, groupement, entreprise... Il ne peut cependant s’agir d’un particulier isolé. Ce partenaire a les compétences requises pour participer à un projet productif. Deux cas de figure peuvent se présenter :

• soit il est clairement identifié au départ et entretient une relation de partenariat ancienne avec l’association française,
• soit il a été identifié comme un partenaire potentiel pour l’étude et le projet à venir sans qu’aucune relation de travail n’ait été à ce jour établie.

En aucun cas, l’étude préalable ne doit consister à dresser un inventaire des partenaires possibles et à établir des premiers contacts. Cela relève de la phase précédente d’identification.

• Le réalisateur de l’étude :

S’il est bon que l'étude soit conduite par un des représentants de l'ONG qui va ensuite réaliser le projet (continuité étude préalable / projet, bonne préparation de ce dernier dans le cadre du savoir-faire propre de l’ONG), il faut également veiller à éviter des études complaisantes ou subjectives. Il peut donc apparaître judicieux d’associer à l’étude menée par l’ONG un expert extérieur, apportant ses propres compétences.

2. Définition de l’activité économique

L’étude préalable concerne des projets économiques à finalité productive. Si elles génèrent de la valeur ajoutée, contribuent à l’amélioration des revenus des bénéficiaires et au développement local, peuvent être qualifiées comme telles les activités :

• de production,
• de transformation,
• de commercialisation,
• de création de services.

Ces quatre secteurs recouvrent les projets potentiels suivants :

• la mise en place de groupements d’artisans ou de producteurs agricoles, de coopératives de transformation ou de commercialisation,
• la création de petites unités industrielles ou l’appui à des unités déjà existantes,
• la mise en place de services communs pour producteurs, artisans ou petits entrepreneurs. La création de lieux offrant un appui à ce type de public en matière de formation au crédit, à la gestion, à la commercialisation rentrent dans cette catégorie.
• les structures de financement des initiatives productrices tels que sociétés locales de financement, dispositifs de financement, banques de céréales, caisses de crédit villageois.

Il découle de cette définition donnée, au F3E, à l’activité économique que :

• Les études concernant des actions très en amont de la production (électrification, construction d’infrastructures, de bâtiments...) ne sont pas recevables.
• En matière de santé, s’il n'est pas possible de financer des études préalables à la construction de centres de santé, hôpitaux, dispensaires, il serait acceptable d’accueillir favorablement une étude préalable axée sur la question de la viabilité économique de programmes de santé ou de formation déjà existants : dans quelle mesure les bénéficiaires vont-ils pouvoir faire exister cette structure de façon autonome ?
• Les études préalables portant sur des activités de formation (création d’écoles, de centres de formation technique, d’ateliers d’apprentissage...) ne peuvent bénéficier de financements : ces activités ne sont pas directement productives, les retombées économiques ne se produisent qu'à long terme.

3. Modalités de mise en œuvre d’une étude préalable

a. Constitution du dossier

Tout dossier d'étude préalable est présenté au F3E, par l'organisme demandeur, membre adhérent du Fonds. Le dossier comporte :

• des renseignements sur le pays concerné et sur l'action qui y est actuellement menée par le demandeur et éventuellement son partenaire national,
• la présentation du projet envisagé, des raisons et objectifs de l'étude, des termes de référence, de la méthode et des moyens de l’étude,
• les délais estimés pour sa réalisation,
• les coûts détaillés et le plan de financement.

Le Secrétariat Technique vérifie avec le demandeur la conformité du dossier avec les objectifs et règles de fonctionnement du Fonds. Il travaille avec lui, le cas échéant, à certains aspects de la formulation de l'étude. Le demandeur fournit une version finale en 1 exemplaire dans un premier temps, qui sera complété de 4 autres exemplaires après validation par le Bureau (pour diffusion en vue du Comité d’Examen).

b. Recevabilité

Les conditions de recevabilité sont rappelées ci-dessous :

• appartenance au F3E (cotisation à jour),
• intégration des frais de dossier et du cofinancement (8% et au moins 20%),
• champ d'intervention correspondant à ceux retenus par le F3E.

c. Décision

L'obtention du cofinancement passe par deux étapes.

1. Examen par le Bureau du F3E. Celui-ci étudie chaque demande de cofinan-cement et rend une décision sur la recevabilité de la demande. En cas de rejet, une décision motivée est transmise au demandeur. Le Bureau peut aussi accepter un dossier sous réserve d'un ensemble de conditions qu'il lui revient d'expliciter. Le Bureau peut enfin accepter un dossier tel que présenté en assortissant sa décision de commentaires. Chaque dossier accepté par le Bureau fait l’objet, dans l’intervalle Bureau/Comité d’Examen, d’une lecture approfondie par l’un de ses membres, complémentaire à celle réalisée par le Secrétaire Technique.
2. Comité d'Examen. C'est l'ultime phase de décision, prise conjointement avec les bailleurs de fonds du F3E. Le Comité d'Examen réunit le Bureau et les représentants des pouvoirs publics bailleurs. Chaque dossier a fait au préalable l'objet d'un avis des services techniques et/ou déconcentrés de l'administration (ambassades, missions de coopération). La décision finale est recherchée sous forme de consensus, un droit de veto pouvant être formulé par les représentants des pouvoirs publics et par le président du F3E.

d. Convention de mise en oeuvre

En cas de décision favorable, une convention est passée entre le demandeur et le F3E pour la mise en œuvre de l'étude préalable. Le principe de cette convention est guidé par les deux préoccupations suivantes :

• Dans le cas général, le F3E se trouve en position de commanditaire de l'étude prévue. En conséquence, il se doit de clarifier avec l'organisme demandeur le champ de responsabilité de l'un et de l'autre et s'accorder sur la façon dont l'étude va être conduite.
• D'autre part, le F3E a pour mission d'être plus qu'un simple guichet délégué pour distribuer des ressources complémentaires aux acteurs non-gouverne-mentaux. Il entend faire avancer la réflexion collective sur les méthodes de travail et dialoguer avec ses membres impliqués dans des études préalables. Cette convention permet d'expliciter les conditions de ce dialogue et de ce suivi.

Dans ce double souci, la convention passée pour chaque étude préalable vient spécifier :

• l'objet de l'étude, ses termes de référence, les résultats attendus,
• les attentes explicites du F3E,
• le plan de cofinancement et le délai de réalisation,
• les modalités de suivi et de valorisation de l'étude.

e. Aspects financiers

Pour accéder au cofinancement du F3E, le demandeur devra apporter sa contribution financière en trois étapes.

• Il devra d'abord s'acquitter d'une cotisation annuelle au F3E. Celle-ci, fixée par l'Assemblée Générale, est de 3 000 FF pour l’année 1999. La cotisation permet au demandeur d'être membre de l'association, de participer à ses instances et d'accéder à tout moment à des cofinancements. Elle contribue au fonctionnement du Secrétariat Permanent de l'association.

• Au cas où un dossier d'étude est accepté par le Comité d'Examen, le demandeur verse au Fonds des frais de dossier. Ils sont calculés de la façon suivante : 8% du budget global de l'étude avec un plancher de

3 000 FF et un plafond de 20 000 FF. Ceux-ci viennent par ailleurs alimenter le fonds de péréquation de l'association, lui permettant d’intervenir dans le financement complémentaire d'études (à hauteur de 10% maximum, avec un plafond de 15 000 FF).

• Enfin, le demandeur participe au financement de son étude préalable pour un montant minimum de 20 % du budget de l'opération. La contribution de l’ONG doit apparaître clairement dans le plan de financement. Le F3E ne finance pas les travaux internes de préparation, de mise à disposition de matériel et/ou de personnel par l’ONG porteuse du projet. Ces coûts sont en effet considérés comme des investissements préalables, témoignant de l’intérêt du demandeur pour le processus d’étude préalable. En revanche, le F3E prend en charge la personne de l’ONG spécialement détachée pour réaliser l’étude préalable.

Le F3E souhaite instaurer la meilleure transparence dans les relations financières avec ses partenaires. Ceci passe par une clarification des coûts liés à l'étude qui doivent être estimés au plus près de la réalité des charges supportées par le demandeur. Les prestations incluent des frais directs de personnel et des frais de structure et doivent pouvoir être justifiées. De la même façon, les temps d'intervention doivent faire l'objet d'une évaluation raisonnable et être vérifiables.

Concernant le cofinancement apporté par le F3E, celui-ci est mis en œuvre directement par le Fonds. Les modalités d'avance, l'échéancier de paiement ainsi que les exigences de justifications sont explicités dans la convention passée entre le F3E et le demandeur.

f. Valorisation

Une fois l'étude analysée, acceptée, financée et réalisée, reste pour le F3E une étape essentielle : la valorisation ultérieure auprès d'autres acteurs de coopération. En effet, le F3E considère que toute étude effectuée avec son soutien doit produire un bénéfice collectif en étant diffusée vers ceux de ses membres dont les préoccupations rejoignent les termes de celle-ci.

En conséquence, le demandeur doit, dès le départ confirmer son accord pour que l'étude produite soit diffusée. Le rédacteur de l'étude doit inclure dans son rapport un résumé du document qu'il transmet à l'ONG et donc également au F3E. L’ONG fournit un texte de commentaires sur le document qui lui a été remis. Enfin, un an après la remise du rapport au F3E, l’association est impérativement tenue de faire connaître au F3E les suites données à l’étude en répondant à un questionnaire qui lui est adressé.

Décembre 1999.

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Horizon Local 1997-98
http://www.globenet.org/horizon-local/