Si
l'utilité d'Internet n'est plus à démontrer,
son introduction dans un organisme peut susciter débats
et interrogations... L'occasion, par exemple, de se pencher
sur le système de communication interne ou le mode de
management.
S'il semble
indispensable aujourd'hui de se connecter à Internet,
il s'avère judicieux de préparer son arrivée
en amont en sensibilisant notamment le personnel de l'association
mais aussi ses bénévoles aux diverses ressources
de cet outil. " Il est essentiel d'intégrer les
salariés au projet d'Internet. A Axescyberfemmes et à
Itinéraires formation, nous avons mis en place une politique
de management participatif qu'Internet n'a fait qu'amplifier
", relate Esther Jolie, membre de ces deux associations.
Reste, outre la sensibilisation, les responsables de l'association
auront à se poser certaines questions liées à
l'introduction d'Internet et à justifier leur choix notamment
la connexion au réseau de l'ensemble du personnel et
l'attribution à chacun d'une adresse électronique.
Il est, en effet, essentiel de définir qui bénéficiera
de l'accès à Internet et dans quelles conditions
: faut-il attribuer un poste à tous les salariés
? Un accès accordé à l'ensemble du personnel
est-il indispensable ? Chacun d'entre eux doivent-ils bénéficier
de leur propre adresse électronique ? Les réponses
à ces questions dépendent des usages de l'Internet
envisagés par les responsables mais aussi de leur capacité
à remettre en cause le système de communication
interne et le mode de management.
Sensibiliser
le personnel
Le choix
d'introduire Internet dans une association repose, le plus souvent,
sur la seule décision du conseil d'administration. Le
personnel est généralement consulté une
fois la décision approuvée par les responsables.
Internet apparaît donc comme un outil de travail supplémentaire,
indispensable au développement de l'association, mais
ne nécessitant pas de réflexion globale en amont
avec les salariés quant à ses usages.
Et pourtant,
cet outil répond à une véritable stratégie
de développement où responsables et personnel
ont un rôle complémentaire à jouer. Aussi
pourrait-il être envisagé d'établir un autre
mode de travail participatif prenant en compte l'ensemble des
personnes évoluant au sein de l'organisme. Internet entraînant
des changements drastiques dans l'organisation interne d'une
association, des réunions de sensibilisation peuvent
être planifiées. Démonstratives et interactives,
elles permettent aux salariés de se familiariser en douceur
et aux responsables de mesurer la façon dont Internet
est perçu par l'ensemble des acteurs de l'association.
Selon Esther Jolie, " il est essentiel d'intégrer
les salariés de l'association au projet car Internet
suscite de fortes attentes. Dans les structures auxquelles j'appartiens,
en collaboration avec le conseil d'administration, des procédures
de sensibilisation du personnel ont été mises
en place, notamment des réunions en amont visant à
informer les salariés des nombreuses ressources d'Internet
(accès à l'information, échange de mails,
etc.) et des différents changements tant internes qu'externes
engrangés par cet outil ". Ces réflexions
portaient notamment sur la manière dont l'Internet peut
être utilisé pour accomplir les tâches importantes
et partager l'information, etc. " Nous tenions à
apporter des réponses claires. Aussi ces réunions
étaient-elles démonstratives, truffées
d'exemples concrets propres à créer une interaction
et à apaiser les appréhensions. Lors de l'une
de ces réunions, une démonstration des différentes
façons d'accéder à l'information par le
biais des nombreux moteurs de recherche a été
effectuée. Les salariés étaient ensuite
invités à surfer pour trouver l'information, chacun
dans un domaine le concernant ", ajoute Esther.
A noter que ces réunions peuvent être animées
par un intervenant extérieur : un responsable d'association
déjà équipée peut, par exemple,
partager son expérience.
De nouvelles
habitudes de travail
"
Le salarié sera un jour amené à participer
au processus de décision. Cela peut prendre du temps
mais une chose est sûre : Internet pousse en ce sens "
constate Eric Langevin, l'un des administrateurs de Globenet.
Si Internet offre de vastes ressources aux associations et la
possibilité de faire connaître son organisme au
plus grand nombre, il présente de nouvelles opportunités
pour mettre en place un travail coopératif. Internet
a en effet un réel impact sur l'organisation interne
d'une structure : la prise de décision, les habitudes
de travail en sont modifiées. Ainsi, si le management
vertical reste encore dominant dans bon nombre d'associations,
l'introduction d'Internet tend néanmoins à favoriser
un mode de management plus souple, basé sur l'échange
d'informations et la participation effective de tous les salariés.
Internet contribue ainsi à modifier les liens interpersonnels,
mais également les rapports entre responsables et salariés
lesquels acquièrent par cet outil davantage d'autonomie.
" Chez nous, ce type de relations existait déjà.
Cependant, on planifie moins de réunions, car il y a
une interactivité entre tous les acteurs de l'association
: l'info circule librement entre nous. Ce mode de management
vertical favorise la fluidité des échanges et
le partage des idées. Ainsi, pour monter un projet, l'avis
de tous est sollicité ", affirme Esther Jolie.
Outre la modification des rapports entre les différents
acteurs de l'association, cet outil contribue également
à changer les habitudes de travail. Ainsi, pour Anne
Ross, secrétaire bureautique à l'Association Agir
Ici, " Internet permet de trouver et de communiquer l'information
plus rapidement dans et à l'extérieur de l'association.
Conséquence : on organise son travail un peu plus librement
".
Corinne
Edou
Sites
- Ce site
propose une méthode en sept étapes permettant
une utilisation efficace d'Internet :
http://www.info.usaid.gov/regions/afr/leland/manual/manfrench/default.htm