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Réunion de travail

Début de réunion 19h35

Point sur la modération : C’est assez visuel, revue des signes, pas de bâton de parole. On décide de finir vers 21h (avec une demie heure de marge).

Présents : Gab, Valentin, Jonathan, Lunar, Arthur, Éric, Jacques C

Résumé des décisions

• On utilise exclusiveent la liste de discussion equipeadmin pour répondre aux messages des membres et de l’extérieur.
• On désactive l’envoi de réponse à l’émetteur par le système de ticket pour l’adresse support tout en gardant le système en place pour pouvoir faire une évaluation et le réactiver si besoin est.
• La liste equipeadmin est une liste interne uniquement. Pas d’archives, inscription modéré. L’adresse de cette liste ne doit pas être communiquée. On répond en Cc à l’alias utilisé pour le mail initial. Par exemple, si le mail est envoyé par contact@asso.asso.fr à l’adresse support@globenet.org, la réponse devra être envoyé à contact@asso.asso.fr avec support@globenet.org en copie.
• Première soirée atelier-rencontre le 10 février à 19 heures. Thème de l’atelier : découverte du protocole SMTP.
• Mise en place d’un blog pour y reporter l’état des services.

Version longue

Il faut récupérer le travail des salaries qui partent, il y a un trou de communication entre les deux équipes d’à peu près deux semaines entre le mi-novembre et début décembre.

Organisation de la communication actuelle

Pour les discussions entre les bénévoles, il existe une liste benevoles.

Pour atteindre les bénévoles :
• Deux outils mis en avant : le forum de discussion et le CanalIRC.
• Adresses e-mails contact/globenet/webmaster/support/relance-facturation/gandi/afnic sont dirigées sur la liste equipeadmin.
• Le téléphone ne débouche que sur un répondeur avec un message qui renvoie sur les supports numériques.

Les participant-e-s à la liste benevoles ont tout-e-s été inscrict-e-s sur la liste equipeadmin.

Valentin a supprimé les références explicites sur le site aux adresses e-mails pour que le spam diminue.

Il existe aussi une liste de diffusion pure qui permet aux bénévoles de communiquer auprès des membres de GlobeNet. Elle a été utilisé récemment pour envoyer le compte-rendu de l’assemblée générale et la liste des nouveaux canaux de communication.

Les factures de décembre ont été envoyé avec les mêmes informations sur papier.

Mais il faut garder en tête que sur les 200 assos, 150 sont facturées. Et on ne communique qu’avec celles qui sont facturées. Il faut pouvoir communiquer avec les membres « simples » et les utilisateurices de No-Log.

Valentin a modifié le bureau d’AlternC pour y inclure un lien vers forum, le chat et la doc de alternc.

Communication membres <—> benevoles

Le circuit de communication est remis en marche. Ce n’est pas une situation idéale, l’interactivité n’est pas encore tip-top.

Il faut s’organiser sur le sujet, qui répond à quoi ? Oui, mais ce type d’organisation n’aide pas à éviter la dépendance sur telle ou telle personne, ni la transmission des informations.

De façon générale, l’habitude des membres avec l’ancienne équipe était beaucoup de décrocher le téléphone dès qu’il y avait un point un peu flou. Cela n’aide pas à responsabiliser les utilisateurices. Il est important de réaliser un travail d’éducation pour aller vers des attitudes plus autonomes.

Système de tickets / liste de discussion equipeadmin

Il existe un système de ticket qui permet de recevoir les questions posées et d’assurer ensuite un suivi, de vérifier celles auxquelles on a répondues. Simplement, pour l’instant, on ne s’en sert pas, et on répond directement par mail.

Si on voulait vraiment utiliser le système de ticket, il faudrait qu’on ai tou-te-s un compte, et on répond exclusivement en utilisant l’interface du système de ticket. Ça permet ensuite de mettre les réponses dans une base, et faire des FAQ pour assurer une information pérenne. Malheureusement il faut une certaine adaptation technique et cela peut décourager certaines personnes.

La situation est aujourd’hui problématique parce qu’on le système de ticket est encore actif (il répond au mail), mais qu’on utilise la liste de discussion pour coordonner nos réponses. Donc on pourrait désactiver le message envoyé par le système de ticket lorsqu’un mail est reçu sur l’adresse support et utiliser uniquement la liste de discussion pour répondre au fur et à mesure.

Le volume actuellement est de 2-4 tickets par jour. Les questions sont toutes assez similaires, principaux thèmes « nous changeons d’hébergeur », « Mailman ne marche pas. » Quoiqu’il en soit, c’est une charge gérable en se contentant des mails.

Même si le volume n’est pas si important, traiter ça par mail n’aide pas à compartimenter, à se dire « je vais me faire deux heures de GlobeNet. » Il ne faut pas se laisser bouffer non plus.

Il faut prendre les questions revenant souvent et mettre à disposition une FAQ sur le site. Toutefois, ça peut être chouette de montrer qu’il y a des personnes derrière ces adresses et donc de prendre le temps de réaliser des réponses un peu personnelles.

Pour le système de ticket il faut documenter l’accès au système existant et faire une vraie étude pour voir avec d’autres systèmes (Debian BTS, qui fonctionne uniquement par mail).

Détail technique : l’adresse de cette liste ne doit pas être communiquée. On répond en Cc à l’alias utilisé pour le mail initial. Par exemple, si le mail est envoyé par contact@asso.asso.fr à l’adresse support@globenet.org, la réponse devra être envoyé à contact@asso.asso.fr avec support@globenet.org en copie.

Détail technique : le modérateur des listes est root@globenet.org.

HOWTO

Afin de pouvoir se répartir le travail, de passer la main plus facilement, il faut prendre l’habitude d’écrire des documents décrivant ce qu’il faut faire en face des demandes les plus courantes.

Valentin a déjà envoyé un document de ce genre sur la liste de discussion au sujet des demandes de transfert. Lunar s’engage à le mettre sur le wiki.

Il faut en écrire d’autres !

Forum web

Lorsque l’on répond sur forum faut-il répondre par mail aussi ? Non, c’est pas fait pour, il faut que les gens y retournent, lisent les autres réponses/question pour que le forum soit vivant.

Il faudrait aussi avancer sur la mise en place d’un système synchronisé mail/news/web.

CanalIRC

Le canal IRC est sur le réseau de l’APINC. C’est accessible sur : #globenet@chat.globenet.org. (C’est pas encore vraiment dans les moeurs.)

Communication souhaitée

Inter-asso

En ce qui concerne les asso-frères-soeurs (avec activité similaire) il n’existe pas de communication avec celleux-ci.

Entre membres

Il faut développer les interactions entre membres. Sur la partie technique, mais au-delà.

Il existe une liste de discussion entre membres. Mais il faudrait la réactiver et la mettre en avant.

Il faut aussi permettre aux membres de se rencontrer.

Valentin a proposé une formule les « mardi (ou autre) de GlobeNet. » Tous les mois, se déroulerait une rencontre de la sphère GlobeNet. En deux temps :
• une première partie atelier qui permettrait d’expliquer des outils, des technologies, des méthodes dans les thématiques portées par GlobeNet ;
• une deuxième partie plus informelle, bouffe, boissons et bavardages.

Cela ne doit pas remplacer les réunions formelles, mais ça peut être l’occasion de se voir avec régularité entre bénévoles.

On peut inaugurer ça le jeudi 10 février à 19 heures. Le premier atelier porterait sur le fonctionnement des mails et du protocole SMTP.

Reste à trouver une salle !

Entre bénévoles

La liste benevoles constitue la liste générale sur laquelle sont annoncées les réunions, leurs compte-rendus, les informations sur ce que fait chacun et les décisions à prendre.

Pour l’instant, les problèmes et solutions techniques sont discutés sur la liste benevoles. A-t-on besoin d’une liste technique ?

Il faut impérativement éviter que celle-ci deviennent un espace pour prendre les décisions, ou qu’on considère qu’il n’y a pas de retour à donner auprès des autres bénévoles.

Sauf que, on a besoin d’un espace sur lequel argumenter sur des points techniques assez précis, surtout lorsqu’on a pas forcément le temps de rédiger des éclaircissements pour les non-spécialistes.

On se dit aussi qu’on est pour l’instant tou-te-s suffisamment vigilant-e-s, que la liste sera ouverte et que ça devrait bien se passer.

Cela permet aussi de réduire le périmètre de la liste bénévoles : lorsque les informations qui y sont envoyées sont de natures techniques, une explication détaillée est nécessaire afin que tou-te-s les impliquées puisse la comprendre, au moins dans les grandes lignes.

Valentin se charge de créer cette liste (geeks@globenet.org), en y invitant tou-te-s les inscrit-e-s à la liste benevoles.

État des services

Gestion des crises techniques en deux temps :
• découverte du problème et annonce de ce dernier ;
• rapport de fin d’intervention lorsque la crise est terminée.

Vu qu’on a en déjà parlé plein de fois et que tout le monde semble d’accord avec l’idée, Lunar se charge de mettre un blog qui permettre de publier ces informations. Ce sera sur le poivron.org, ce n’est pas une machine de Globenet, le serveur n’est pas sur le réseau Gitoyen : ça permettra donc de continuer à publier des informations même lorsque les soucis viennent de là.

Être membre sans service ?

Pour l’instant, quand on pense aux services rendus par Globenet, on pense hébergement, webmail, FAI.

Services qui n’ont jamais vraiment existé, ou pas très longtemps :
• relation nord/sud, installation de matériel pour faire une passerelle numérique entre le sud et le nord ;
• rapport aux logiciels libres.
• problématiques des libertés, pression sur la législation.

Services qui n’existent plus :
• formations et développement : l’idée est que Globenet, en tant que réseau, permet de mettre en relation des techos et les interlocuteurs associatifs.

Il est important de mettre en avant les services de Globenet qui ne sont pas que techniques. Domaines : usage d’outils, rencontres humaines/forums...

Globenet aujourd’hui s’adresse presque plus aux individu-e-s qu’aux assos. Individiu-e-s pas forcément dans le milieu associatif.

Il devrait avoir une notion d’engagement lorsque l’on est membre.

Une asso peut adhérer à Globenet sans utiliser les service de manière à appuyer l’action de Globenet.

Problématique : pourquoi certaines assos ne sont pas sur Globenet, et sont sur free ? C’est en parti dû à l’héritage historique : la majorité des associations membres de GlobeNet sont issues du milieu de la solidarité internationale.

L’adhésion est, en l’état, un peu compliquée. Il faut élargir l’accueil.

Site

Pour que ce soit un site vivant, ce doit devenir le site de la « communauté Globenet. »

Un choix est à faire par rapport à la FIL et à vie-privee.org : est-ce que on réactive la FIL (et donc qu’on met de l’énergie dedans), ou decide-t-on de mettre du contenu sur le site de Globenet (ce qui redynamise GlobeNet) ?

Proposition de syndication de contenu : prendre le contenu sur le site de la FIL, et le rendre accessible sur le site de GlobeNet.

On peut combiner la syndication (avec le texte en entier afficher dans le contexte Globenet) et la création de contenu (sur par exemple les outils ex. Thunderbird -> logiciels libres -> législation européenne -> annonce de manifestation). Il y a donc des liens que l’on peut mettre en évidence.

Un des rôles pourrait être de créer une communauté sur des logiciels pour associations ou de participer/monter au développement d’un logiciel dédié aux associations.

Planning de mise en place des outils

Le blog pour l’état des services va être mettre en place sous peu. On a finalement pas discuté des ponts entre web/news/mail.

EOM 22:18